Séminaire : comment organiser le transport ?

transport séminaire
Comment organiser le transport des invités à un séminaire ? Cette étape du processus d’organisation de séminaire, relevant de la logistique événementielle, constitue un double défi. En effet, il s’agit d’optimiser plusieurs variables (pain quotidien ou casse-tête des logisticiens et des transporteurs) tout en veillant au confort des participants et au strict respect du timing.

L’organisation de séminaires s’apparente à un travail d’horlogerie ; chaque mécanisme (ou étape) impacte le bon fonctionnement de l’ensemble de la machinerie (ou processus).

La planification des déplacements des participants au séminaire dans de bonnes conditions, au bon moment, à moindre coût pourra demander quelques heures de travail au comité du pilotage d’un séminaire. Un transport de séminaire s’organise des semaines à l’avance ; ne serait-ce que pour pouvoir faire les réservations nécessaires à prix réduit !

Quels sont les facteurs à prendre en considération pour le transport ? Quels moyens utiliser pour transporter les invités d’un séminaire ?

De l’importance du transport séminaire

organisation groupe

Une journée séminaire est souvent répartie entre des épisodes de concentration et des moments de détente. Les conditions de confort sont à prévoir dans les deux cas. Se déplacer dans des conditions de stress (arrivée à la dernière minute, déplacement fatiguant, véhicule non-adéquat…) condamnera les participants à démarrer la rencontre du mauvais pied !

La fraîcheur des participants et des invités à l’heure H (ou S) est un gage du bon déroulement de tout événement d’entreprise.

L’absence d’un invité clé justifiée par un défaut de moyens de transport ou un report de quelques heures en attente des retardataires est un très mauvais point à mettre au passif du comité de pilotage de l’évent. L’ambiance de l’événement en sera altérée.

Du côté financement des événements d’entreprise, le poste budgétaire << transport séminaire >> risque d’être élevé pour certains types de meeting. Aussi, il faudra accorder l’importance méritée à votre sourcing d’entreprises de transport de personnes.

D’une autre part, il y a lieu de prévoir parfois le transfert de matériel sur le lieu du séminaire. Ces moyens logistiques doivent arriver en bon état et au moment propice à leur déploiement. À défaut, le chef de projet se verra obligé de recourir à des solutions de dépannage ! Or, nous avons tous qu’une solution de dépannage est rarement efficiente.

Choix du lieu et impact sur les déplacements séminaire

lieu événementiel

Opter pour un site de séminaire proche du lieu de travail ou d’habitation des participants rendra la vie plus belle au comité chargé du transport séminaire, au directeur financier (facture moins lourde) et aux invités. Toutefois, une condition subsiste : tout en étant proche, le site doit procurer un sentiment de dépaysement, une ambiance propice aussi bien au travail qu’à la détente et une logistique technologique moderne.

L’option châteaux comme lieu de séminaire remplit toutes ses conditions, notamment dans un pays comme la vieille France. Tout le territoire national est embelli par des châteaux et des demeures uniques réaménagés pour servir comme site pour séminaire.

Les solutions de transport vers un château proche, et qui comble toutes vos autres attentes, sont faciles à mettre en œuvre. Plusieurs alternatives à coût réduit s’offrent à vous : transport touristique routier (la fête commencera tôt), minibus avec chauffeurs privés, véhicule tourisme avec chauffeurs privés, transport ferroviaire avec prix de groupe, taxis, transport aérien interne, etc.

Le choix du lieu est le facteur le plus important pour optimiser au niveau confort, technique et financier votre transport séminaire.

Du degré de difficulté de la problématique transport événementiel

Sur une échelle de difficulté de 1 à 10, le score du maillon transport peut varier entre 0 et 11 selon les types et les lieux de séminaires !

Il existe une multitude de cas de figure. Prenons les cas extrêmes pour bien expliquer le score 11/10.

Une multinationale qui a décidé d’organiser un séminaire pour les commerciaux de ses différentes filiales, dans un pays mal desservi par le transport aérien et dans un site loin des métropoles aura vite atteint ce degré de complexité. En effet, il va falloir gérer les réservations, les multiples escales, prévoir un chauffeur privé pour le trajet aéroport-lieu de rassemblement et un véhicule de transport touristique pour le déplacement au site du meeting. En outre, elle sera éventuellement obligée de recourir au service d’un spécialiste de l’activité transport de marchandises pour les supports logistiques nécessaires au bon déroulement de son meeting.

Le score 13/10 sera atteint s’il faut faire face à des situations imprévues de transport sanitaire (mobilité réduite, blessés ou malades assis).

À l’inverse, une PME qui organise un séminaire de formation au profit de son équipe informatique dans un site sur le territoire national pourra choisir une solution de transport à charge financière faible comme le transport commun, le covoiturage avec une prise en charge des frais, la location véhicule sans chauffeur.

La difficulté serait de l’ordre de 0,5/10 si le séminaire est dans la même ville que le lieu de travail. Seulement, il faudra sacrifier l’aspect dépaysement et détente qui accompagne les événements d’entreprise si le lieu est trop proche.

Planification projet

Séminaire entreprise, équipe interne ou société de transport ?

Le choix de recourir à un transporteur événementiel pour gérer les déplacements est affecté par plusieurs paramètres :

  • le nombre d’invités à déplacer sur le lieu de l’évent ;
  • l’éloignement du site hôte de l’événement du lieu de travail ou d’habitation des participants ;
  • l’importance des moyens logistiques à transférer ;
  • l’existence ou non d’un département interne Logistique et transport ;
  • le montant du budget alloué au séminaire.

Encore une fois, les cas de figure sont nombreux. À titre illustratif, il est plausible de supposer que l’existence d’un service transport/logistique, comme c’est le cas pour les multinationales, remplacera le recours à l’expertise d’un transporteur professionnel privé.

Cependant, organiser un transport séminaire en collaborant avec un spécialiste du transport événementiel est toujours une solution commode. Une solide coordination est immanquable dans ce cas.

La mise en concurrence de plusieurs entreprises de transport, via un appel d’offres et/ou un cahier de charges, amènera les candidats à réduire les propositions de prix. Ces professionnels maîtrisent les tarifs de véhicules et des vols low cost. Ils pourront proposer des solutions originales pour un transport au rapport qualité/prix intéressant.

Déplacer des invités séminaire dans des conditions optimales est une mission qui peut se révéler complexe. Elle nécessite de prendre en compte plusieurs critères et d’agencer plusieurs variables. Ces difficultés éventuelles peuvent être aplanies par le recours à un transporteur professionnel spécialisé en événementiel ou par le choix d’un site séminaire relativement proche ou facile d’accès.

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