Doté de compétences riches et multiples, l’assistant de direction, aussi appelé secrétaire de direction, occupe un rôle clé au sein de l’entreprise. Mais dans quelles mesures est-il utile dans le cadre d’un séminaire ? Véritable bras droit et intermédiaire de confiance des directeurs et équipes de direction, son sens de l’organisation et des priorités font de lui l’interlocuteur privilégié dans la prise en charge de l’organisation de séminaire. En utilisant son esprit d’analyse et de synthèse ainsi que ses qualités communicationnelles, votre assistant de direction veille à la préparation et au bon déroulement de votre séminaire afin d’en faire un événement réussi.

 

Un séminaire réussi grâce à un assistant de direction investi

 

Grâce à sa position au plus près des équipes dirigeantes de l’entreprise, l’assistant de direction participe activement à la mise en place des projets et événements importants comme les séminaires. En faisant preuve de réactivité et d’une grande capacité d’adaptation, ce professionnel permet d’optimiser chaque étape de la création de votre séminaire.

 

En toutes situations, l’assistant de direction sait gérer son stress et apprécier les urgences ainsi que les priorités. Il met en œuvre son esprit d’initiative et sa force de proposition afin de proposer des idées originales tout en exerçant son métier avec méthode et organisation. C’est aussi une personne de confiance et discrète, garante de la confidentialité de tous les projets. Diplomate et pourvu d’une excellente présentation, l’assistant de direction agit avec aisance et discernement au nom de ses dirigeants : des qualités essentielles à l’organisation et au suivi d’un tel projet.

 

Concrètement, grâce à sa parfaite connaissance de l’esprit de l’entreprise, de ses dirigeants et de ses collaborateurs, l’assistant de direction est capable d’analyser finement les envies, les besoins ou les souhaits les plus adaptés à la mise en place du futur séminaire. Recherches de lieux d’exception, des partenaires, des activités de team building, coordination des différents services : son profil complet lui permet de prendre en charge l’organisation complète de votre événement. Ainsi, grâce à son investissement quotidien, chaque élément mis en place par ses soins participe concrètement à la réussite de votre séminaire.

 

Les 5 rôles clés de l’assistant de direction lors d’un séminaire

 

1. Choisir et visiter les lieux

 

Première étape clé pour l’assistant de direction : choisir et visiter les potentiels lieux pour le séminaire de l’entreprise. Dans un premier temps, il aura préalablement pris soin d’effectuer une première sélection de lieux correspondant à l’image de la société et aux requêtes des dirigeants. Ainsi, les possibilités sont nombreuses que ce soit en termes de localisation géographique, de lieux (châteaux, domaines viticoles, etc.), de type de séjour (à la journée ou en résidence), ou bien encore en termes de capacité ou d’activités (dégustations, visites, etc.). Dans un second temps, accompagné ou non de son supérieur hiérarchique, il ira visiter chaque adresse sélectionnée afin de vérifier la conformité des prestations et de valider définitivement le lieu du séminaire.

 

2. Rencontrer les intervenants et les prestataires de l’événement

 

Garant de la bonne image de la société, en cas d’indisponibilité de ses supérieurs, l’assistant de direction assure le rôle de représentant de l’entreprise. Grâce à ses compétences relationnelles, il est un intermédiaire incontournable entre votre entreprise et les différents partenaires. L’assistant est alors à même de rencontrer chaque intervenant et prestataire de l’événement et de réaliser un compte rendu précis afin de valider ou non sa participation au projet de votre entreprise. Ainsi, si vous envisagez de réaliser votre séminaire au sein d’un château par exemple, il pourra contacter les propriétaires afin de s’assurer de la disponibilité des lieux et/ou de se renseigner sur les activités réalisables sur place.

 

3. Prendre en charge les messages et la communication liés au séminaire

 

En charge de la partie secrétariat, l’assistant de direction joue un rôle central dans la communication et la gestion des agendas des équipes dirigeantes. Appels téléphoniques, courriers, e-mails : il collecte et analyse les différentes informations reçues et prépare les dossiers importants. Il informatise et met à jour les données utiles à l’organisation de l’événement et transmet les informations utiles aux bons services, tant à l’interne qu’à l’externe. Ainsi, grâce à sa parfaite maîtrise des outils de communication écrite et orale, il optimise l’avancement de chaque prestation en lien avec le séminaire (préparation des réunions, gestion des plannings, organisation des déplacements, contact avec les prestataires, accueil, etc.).

 

4. Gérer les invités et les collaborateurs

 

L’assistant de direction se charge du suivi complet des dossiers relatifs aux invités et aux prestataires. Contrats, relances des prestataires, liste des invités : il manage de manière proactive toutes les équipes et tous les protagonistes liés au séminaire (propriétaires du lieu, invités, traiteur, conférenciers, coachs, etc.). L’assistant de direction planifie et gère aussi l’organisation des déplacements de chaque participant de l’événement (vérification des dates, choix du moyen de locomotion, réservation de taxi, etc.). En cas de séminaire à visée internationale, sa maîtrise parfaite des langues étrangères, tant à l’écrit qu’à l’oral, lui offre l’opportunité d’échanger avec aisance et spontanéité auprès de chaque interlocuteur.

 

5. Être présent lors du séminaire

 

En tant que représentant de l’équipe dirigeante, l’assistant de direction prend en charge l’accueil physique de tous les collaborateurs internes et externes lors du jour J. Tout au long du séjour ou de la journée, en fonction du planning établi, il coordonne les différents groupes et participe en toute discrétion à la fluidité de la journée. Il accueille les cadres, managers et responsables d’équipes ainsi que les intervenants extérieurs et les oriente si besoin. En cas de problème ou de doutes, il est l’interlocuteur privilégié auprès duquel chacun peut se référer pour trouver une solution. Pendant toute la durée de l’événement, il s’assure de la satisfaction et du bien-être de chacun afin que le séminaire soit un moment convivial et inoubliable.

 

En faisant appel à un assistant de direction, vous pourrez optimiser l’organisation de votre séminaire. Polyvalent, autonome et capable de gérer plusieurs dossiers en même temps, il est assurément un élément vecteur de réussite pour votre événement. Très à l’aise avec les différentes méthodes de communications et armé d’un excellent relationnel, il assure une parfaite coordination de chaque étape du projet. Enfin, partenaire de confiance de l’entreprise et de ses dirigeants, l’assistant de direction facilite la prise de décision et offre ainsi la possibilité d’organiser, avec beaucoup plus de sérénité, son séminaire d’entreprise.

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