Séminaire : Comment informer et motiver vos équipes ?

informer les équipes séminaire
Un séminaire est un outil de management. Sa mise en application et son efficience supposent une implication volontaire de la part de la direction et des salariés. Techniquement, il s’agit d’une rencontre entre les équipes sélectionnées afin d’échanger autour du thème de l’événement.
Les objectifs d’un séminaire sont divers. Ils peuvent relever du marketing (présenter un nouveau produit aux commerciaux), ressources humaines (motiver les équipes) ou de la communication (informer les équipes). Tous les salariés aimeraient s’absenter de leur bureau avec l’accord de la direction, et à ses frais ! Mieux encore, le théâtre d’une rencontre des équipes peut être un lieu touristique où le port de la cravate est mal vu. L’ambiance détente d’un séminaire d’entreprise n’exclut pas une sérieuse implication des participants et une organisation rigoureuse.

Pourquoi un séminaire à l’ère du digital ?

conférence pour informer les équipes

L’avènement et l’expansion des technologies de l’information ont facilité la communication intra-entreprise. Pour autant, ce revirement au virtuel n’a pas empêché un recours massif aux séminaires comme leviers de performance, de formation, information, rentabilité et de motivation du personnel. La raison en est simple : la communication par écran ne peut jamais remplacer le contact humain. Nous sommes tous ainsi faits ! Nous préférons une tape amicale sur l’épaule à un pouce bleu même s’il est dirigé vers le haut. Sans parler des clins d’œil ;-). Le plébiscite et la popularité des conventions comme outil utilisé pour motiver et informer les équipes sont dus à la mixité et aux opportunités de contacts directs qu’ils engendrent.

Les différents types de séminaires

Les professionnelles de l’événementiel et des ressources humaines ont l’habitude de classer ces événements internes selon différents critères. Les classifications les plus répandues sont celles basées sur le statut des participants et les objectifs de l’événement.

Quelle audience pour un séminaire ?

  • La rencontre peut être limitée au staff de direction. Elle est alors consacrée à la prise de décisions stratégiques, gestion d’une situation de crise ou tout autre projet de la même envergure.
  • Les meetings d’équipes sont les plus courants. Il peut s’agir du personnel d’un service particulier ou d’un évent transversal. Informer les équipes ou les motiver est le but le plus recherché dans ce cadre.
  • La réunion des actionnaires relève d’un autre registre. Mais, soyons égalitaires et incluons-les !
  • Les recrues se voient réserver des réceptions de bienvenue et d’intégration.

Quel objectif pour un séminaire d’entreprise ?

Informer sur les résultats

Les entreprises ont recours à ce levier de performance et de gestion pour atteindre plusieurs objectifs. À ce titre, les DRH ont pris l’habitude de préétablir une liste événementielle pour chaque année afin de prévoir le financement nécessaire. Cette liste est de plus en plus longue : normal, c’est l’occasion idéale pour taquiner un chef autoritaire !

Cohésion et motivation

La démarche d’un meeting du genre vise à motiver les équipes et construire l’esprit d’entraide et d’adhésion à un objectif commun. La synergie d’équipe est suscitée à travers des activités créatrices, artistiques, sportives ou ludiques.

L’intégration

Les valeurs et les standards de gestion de l’entreprise sont présentés aux nouvelles recrues dans un cadre convivial.

Présentation des résultats et des prévisions

Rituel annuel, la réunion de présentation des résultats est tenue pour annoncer les résultats réalisés et annoncer ceux en cours. Il est admis qu’informer les équipes rehausse le sentiment d’appartenance et d’adhésion au groupe.

La formation

Nerf de guerre, la formation des salariés vise à optimiser la rentabilité de l’entreprise et à pérenniser son développement. Les marchés évoluent, ainsi que les outils de production et d’administration. Une entreprise qui n’évolue pas est vouée à la disparition. De même, la carrière d’un salarié qui n’améliore pas ses compétences et son savoir-faire est destinée à l’échec.

Comment organiser un séminaire ?

présentation pour informer les équipes

Qu’il soit piloté par un comité interne ou confié à une agence spécialisée en événementiel, l’organisation d’un séminaire-entreprise obéit à un process minutieusement réglé.

La préparation

Le bon déroulement d’un événementiel est conditionné par une bonne préparation en amont :

  • Fixer l’objectif : motiver les équipes, informer les salariés, former, etc.
  • Nommer les participants et sélectionner les intervenants chargés de l’animation.
  • Déterminer la date, la durée et le lieu.
  • Arrêter et diffuser le programme : le thème, le planning des journées et des activités (event retro planning template pour les professionnels).

LE bon conseil : prenez l’avis des participants sur la restauration !

Le déroulement

Les organisateurs doivent s’assurer avant l’arrivée des invités de la disponibilité et de la qualité des moyens logistiques. Il est à souligner que certains thèmes (prestation artistique) exigent une répétition.

La journée doit être optimisée et organisée avec soin. Les participants seront informés sur les heures de conférences et des activités prévues, les temps de pause, le mode d’animation choisi par les intervenants, les équipements mis à leur disposition, etc.

Une convention peut être victime de son succès (déborder sur l’horaire initialement prévu) ou souffrir d’imprévus de dernière minute. Aussi, une certaine marge de manœuvre doit être prise en compte.
La règle à respecter pendant le déroulement est de veiller à créer une ambiance de performance et de relaxation. Beau challenge !

L’après-séminaire

Un formulaire de satisfaction est soumis aux participants dès le lendemain pour accueillir et analyser leurs opinions à chaud. Une évaluation est faite pour vérifier si les objectifs ont été atteints et prendre note des améliorations à apporter aux prochaines rencontres planifiées.

Les entreprises peuvent capitaliser sur leurs réunions d’équipes. Une video team building réalisée par le biais d’un montage des moments drôles ne manquera pas de créer un buzz auprès de tous les salariés de l’entreprise. Diffusée sur le site et les comptes sociaux de l’entreprise, la vidéo ne manquera pas d’être partagée par les équipes participantes.

Organiser des séminaires d’entreprise est une action efficace pour informer vos équipes (exemple du séminaire annuel). La variante Team Building est indiquée pour motiver les salariés, créer la cohésion et renforcer le travail en commun afin de réaliser un objectif commun.

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