Une réunion d’entreprise est un puissant levier de performance collective. Les sciences physiques nous enseignent que l’effet de levier peut être nul, faible ou optimal, mais jamais négatif. En matière de réunions d’entreprise, c’est de vécu : c’est le fameux fléau de la réunionite stérile.

Comment optimiser sa réunion de travail ? La réponse à cette question n’est pas simple à fournir. En effet, il n’existe pas de recette universelle pour réussir son meeting d’entreprise. Toutefois, nous pouvons bien parler de règles d’art à connaître, maîtriser et combiner selon le type et l’objectif de la réunion.

Sans prétendre à l’exhaustivité (pour cela, vous êtes invité à lire l’ensemble de nos articles), nous allons tenter de vous présenter les astuces et les clés les plus décisives en matière d’organisation de réunions d’entreprise.

1. Déterminer l’objectif de sa réunion d’entreprise

Tenir une réunion de travail est un investissement. Votre comptable analytique peut très bien le chiffrer (temps consacré x nombre de participants + dépenses logistiques + autres dépenses). Aussi, avant de planifier un meeting d’entreprise, vous devez en déterminer l’objectif. Autrement, vous risquez d’attraper la réunionite aiguë : maladie qui consiste à faire comme les autres, juste pour avoir bonne conscience !

Organiser une réunion d’entreprise nécessite d’en déterminer au préalable le sujet et l’ordre du jour. Le pourquoi tenir un meeting doit être clair, écrit de façon détaillée et communiqué aux participants. Ainsi, l’atteinte des buts de la réunion est mieux garantie.

D’autre part, fixer les objectifs d’une réunion de travail facilite le choix de son type.

2. Choisir la nature de sa réunion de travail

La deuxième étape de la préparation d’une réunion d’entreprise porte sur la détermination de sa nature. Selon le but de votre réunion, vous pouvez opter pour :

  • Une réunion d’information : la communication est ascendante ; il s’agit de transmettre un message à vos invités.
  • Une réunion d’échange : la communication est transversale. La participation active, l’interactivité et l’apport collectif sont les maîtres-mots.
  • Une réunion de dénouement de problèmes : l’objectif est de gérer une situation de crise ou un conflit, modifier un contexte néfaste, débloquer une mauvaise situation qui perdure, apporter une réponse à une problématique, etc.
  • Une réunion de revue : il s’agit de faire le point sur l’état d’avancement d’un projet. Chaque étape franchie est validée par un jalon. Une étape-jalon, ou jalon, désigne une phase clé dans l’avancement du projet.

3. Choisir le type de la réunion

Plusieurs mises en scène sont offertes au réalisateur (animateur ou facilitateur) d’une réunion. À titre d’exemple, les acteurs (participants internes ou externes) peuvent remplir leur rôle (prise de parole et émission d’avis) en mode :

  • Stand-up : les célèbres séances debout autour d’un café pour plus de convivialité.
  • Brainstorming : plus de créativité.
  • Brainstorming réversible : indiqué pour sortir d’une situation de blocage (Exemple de questions à poser : que se passera-t-il si… ?).
  • Pechakusha : aussi nommée la technique du 20 x 20 et traduisible par bavardage, cette méthode d’origine japonaise consiste à faire 20 pitchs consacrés à 20 diapos de 20 secondes. Toute perte de temps est bannie.
  • Diagramme d’Ishikawa : il s’agit d’un outil managérial efficace pour la résolution de problèmes. Il repose sur le principe de la causalité (une cause engendre un effet qui se transforme en cause qui crée un autre effet…).

Les méthodes et les types de réunions peuvent être personnalisés à outrance. Par exemple, un petit-déjeuner Pecha Kusha à l’extérieur, un afterwork brainstorming, une réunion de revue sous forme table ronde, une réunion de prise de décision en disposition U ou un meeting d’information en disposition salle de réunion en théâtre.

4. Désigner les participants à une réunion de travail

Small is beautifull ! Ce vieux principe de management, qui lie l’efficacité à la taille, s’applique pour la tenue de réunions de travail, notamment pour les réunions de gestion de projets. Le nombre de participants est alors dicté par la complexité et la multi-dimensionnalité du problème à résoudre. Chaque participant sélectionné doit être en mesure d’apporter une valeur ajoutée selon sa spécialité. Ainsi faite, l’équipe de travail sera complémentaire, complète, en phase avec le sujet et productive.

Le nombre de participants à une réunion entreprise peut être important si la nature de son objectif l’impose, comme c’est le cas pour un meeting d’information.

5. Choisir la salle de réunion d’entreprise

La scène rehausse la qualité du jeu des acteurs. Les gens du théâtre le savent, les organisateurs d’événementiels et les animateurs de réunions d’entreprise aussi.

Une salle de réunion doit être :

  • Confortable et pratique : disposition adaptée au nombre de participants et à la nature de la réunion.
  • Bien équipée : une logistique défaillante est une source d’improductivité, de perte de temps et de démotivation. Ainsi donc, tout document ou matériel nécessaire au bon déroulement de la réunion doit être prévu, recensé et contrôlé avant son début : projecteur de slides Powerpoint, paperboard, tableau blanc, post-it, marqueurs… et un buffet bien garni.

L’atmosphère d’une salle de meeting de travail affecte grandement le rendement. Un lieu insolite qui prédispose à la concentration et à la détente est le choix le plus adapté pour des réunions de travail d’une journée ou plus.

6. Animer une réunion de travail ?

Pendant la réunion, un bon animateur porte plusieurs casquettes :

  • Catalyseur et stimulateur : il crée, relance et maintient une bonne dynamique de groupe. Ses outils sont les reformulations, les questionnements, les rappels et toute autre intervention orale d’encouragement.
  • Régulateur : une réunion bien animée se caractérise par une distribution équilibrée des temps de parole. Les invités introvertis sont encouragés à s’exprimer, alors que les bavards, les mauvais agitateurs, les agressifs, les  » je sais tout  » et les  »hors sujet  » sont à recadrer.
  • Diplomate et facilitateur : les situations de conflit et les climats délétères sont gérés avec tact et fermeté.

Pour réussir sa mission de conduite de réunions travail, un animateur doit posséder plusieurs qualités personnelles : sens de l’écoute et du contact, capacité de synthèse, humour, empathie, rationalité, curiosité, ponctualité, charisme et crédibilité. Cela fait beaucoup de qualités ? Tout à fait, certaines sont innées alors que d’autres sont acquises par la pratique et la formation.

7. Rédiger un compte rendu de la réunion d’entreprise

Il est conseillé de rédiger un compte-rendu de la réunion juste après sa clôture pour ne rien oublier. Ce rapport remplit les rôles de référence, de rappel et de point de départ pour la prochaine réunion si l’objectif n’est pas totalement atteint.

En consignant les échanges et les décisions dans le rapport du meeting de travail, pensez à rester clair, concis et structuré. Le compte rendu est à diffuser sous 48 h.

Pour réussir votre réunion d’entreprise, vous êtes amenés à cumuler les bons choix : lieu, participants, type de meeting, logistique et style d’animation. Le meeting de travail est un outil de management participatif efficace ; il sollicite l’intelligence et la créativité individuelles et collectives. Vous pouvez en abuser tant que le besoin est manifeste. Toutefois, faites attention à ne pas tomber dans l’effet inverse.

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