Quelle salle de réunion choisir pour mon séminaire ? Tout organisateur de réunions d’entreprise est amené à répondre à cette question : le choix du lieu de séminaire est une étape clé du processus d’organisation d’un événement d’entreprise.

Pour sélectionner et louer la salle de séminaire idéale, vous devez tenir compte de plusieurs paramètres intrinsèques. En effet, tout l’art de l’événementiel réside en une règle simple et universelle : il faut toujours optimiser une variable (salle de réunion en l’occurrence) en fonction des autres.

Nous allons vous présenter les principaux paramètres du choix d’une salle de réunion.

Choisir une salle de réunion adaptée au type et à l’objectif du séminaire

Quel type de séminaire organisez-vous : un séminaire de motivation, un séminaire de management, un séminaire d’intégration, une réunion d’actionnaires, un séminaire de lancement de produit ? La réponse à cette question primordiale guidera votre choix de lieu. Il est évident que vous ne choisiriez pas la même salle de réunion pour organiser une assemblée générale, un brainstorming, un comité de direction, un teambuilding et une session de formation.

Pour un meeting de formation, vous mettrez moins l’accent sur le luxe de la salle de travail. Cependant, vous serez intransigeant sur le confort, les possibilités de modulation et de mise à disposition, le nombre de places assises, l’équipement : vidéoprojecteur et écran de projection, paperboard et papeterie, accès WiFi haut débit, sonorisation, éclairage et climatisation.

Réserver une salle de réunion adaptée au ton du séminaire

Insolite ou conventionnel, décontracté ou classique, original ou conservateur… Le cadre de votre réunion est votre principal créateur d’ambiance (sans toutefois minimiser l’impact de l’animation et du coaching).

Le style d’une salle de séminaire retenue conditionne l’atmosphère qui y règne ; les décorateurs d’intérieur confirmeront cette évidence.

Préfériez-vous une salle traditionnelle (centre de conférence, salle de conférence d’hôtels, centre de congrès, salles pour séminaire), une salle moins conventionnelle (espace de coworking) ou un espace de réunion atypique (châteaux, demeures de caractère) ? La réponse à ces questions orientera votre recherche de salle de réunion idéale.

Implémenter l’ambiance voulue à son séminaire commence par le choix du style et de l’environnement des salles de réunion.

Louer un espace de réunion agréable pour vos invités

Vous seriez un hôte embarrassé si vos invités manquent de chaises assises, sont trop enserrés dans une petite salle ou éparpillés dans une grande salle à superficie surdimensionnée. Pour éviter cette situation et choisir un espace de réunion seyant, posez-vous les questions suivantes :

  • Le séminaire, s’adresse-t-il aux dirigeants, aux travailleurs, aux partenaires ou aux clients de l’entreprise ?
  • Quel est le nombre de participants ?
  • Quelles sont leurs préférences ?
  • Quel est leur profil : âge, statut, parcours académique, ancienneté ?

Prévoir une salle de travail bien équipée

Il est primordial de déterminer avec précision vos besoins techniques en vous concertant avec l’intervenant ou l’animateur de la réunion.

La qualité des équipements des salles de réunion influe sur le bon déroulement de votre meeting d’entreprise. Aussi, il est recommandé de vous en assurer par une visite du lieu avant le jour J. N’hésitez pas à revérifier s’ils sont en option payante ou inclus dans la proposition du prix de location de la salle de réunion.

Pensez aussi au plan de table le mieux adapté au type de votre réunion : disposition théâtre, en U, style conférence ou style classe.

De même, il est indiqué d’opter pour un espace extérieur éclairé à la lumière du jour si les conditions climatiques le permettent.

Louer une salle de séminaire à accès facile

Selon les objectifs du meeting organisé, votre salle de réunion se trouvera dans un site atypique si vous cherchez le dépaysement (un salon de château d’époque agencé en salle de réunion enchantera vos invités) ou à proximité du lieu de travail (en cas d’une réunion petit-déjeuner ou d’une demi-journée).

La distance n’est pas toujours le facteur déterminant, pensez surtout à la facilité d’accès (flux routier, desserte par transport public) et à la disponibilité des places de parking : vos convives ne doivent pas galérer pour se rendre sur le lieu de la réunion.

Trouver une salle de meeting au prix convenable

La tarification des salles de réunion peut consister en un forfait global ou en un prix par personne. Pour optimiser votre budget réservation de salle de réunion, n’hésitez pas à mettre en concurrence plusieurs prestataires loueurs d’espaces de réunion.

Pensez à détailler vos besoins en équipements audio et vidéo, tableau blanc, accès internet, projecteurs… buffets, cocktails et pauses café. Le devis doit être global et détaillé pour éviter tout mauvais calcul ou défaillance d’ordre logistique.

Les meilleurs lieux de séminaire sont pris d’assaut. Il est judicieux de réserver votre salle de réunion à l’avance et d’opter pour un timing séminaire qui vous fera bénéficier d’une réduction importante, comme c’est le cas pour les promotions de basse saison pour certains lieux d’événements d’entreprise.

Évaluer le niveau de confidentialité de votre réunion

Parfois, votre réunion de travail peut revêtir un caractère confidentiel. Le détail de vos statistiques de vente, vos stratégies à venir, vos projets d’investissement sont à discuter à huis clos. Dans ce cas, il faut prévoir des mesures spécifiques de confidentialité. Rien de mieux que d’opter pour un lieu séminaire isolé, qui offre des salles de réunion privées et un service traiteur discret.

Ne négligez pas le volet restauration

Les moments gourmandise (petit-déjeuner, pause-café, déjeuner, cocktail et dîner) ajoutent une touche de convivialité et de détente à vos réunions professionnelles. Les prestataires en location de salles de réunion en ont compris l’importance et en ont fait un argument de vente.

Que ce soit avant la tenue du meeting (buffet servi dans l’espace de réception et de rassemblement), après une séance de travail intense (pause-café : thé, boissons chaudes, viennoiseries…) ou en mode déjeuners d’affaires, la qualité de la restauration constitue un facteur important d’évaluation des lieux séminaire.

Le choix d’une salle de réunion peut sembler anodin pour un organisateur non expérimenté. Toutefois, le nombre de critères dont il faut tenir compte et son impact sur le rendu de votre événement en font une étape clé du processus d’organisation. Outre les contraintes d’ordre technique (équipement, superficie, modulation de l’espace et disposition des chaises), il y a lieu de tenir compte du caractère et de l’âme du lieu : il n’est nullement exagéré de prétendre que certains lieux d’exception en possèdent !