Quel est le moment séminaire le plus convenable ? Cette question est inéluctable en matière d’événement d’entreprise. Elle mérite d’être étudiée sous tout angle. Le choix de la date séminaire influence tout le processus d’organisation de votre event.

L’organisation de séminaire est une mission où chaque détail présente de l’importance. À titre d’illustration, choisir un moment séminaire inapproprié risque de diminuer le taux de confirmation de vos invitations séminaire et augmenter le coût de la location des salles de réunion.

Moment séminaires, entre choix libre et date imposée

La liste de séminaires d’une entreprise bien gérée est connue à l’avance, ne serait-ce que pour un souci de prévision budgétaire. Certaines rencontres sont des classiques, vous ne pouvez pas passer outre ni reporter le moment séminaire ; ce serait vraiment déplacé !

C’est le cas pour les séminaires d’intégration des recrues, séminaires lancement nouveau produit, célébration de l’anniversaire d’entreprise, rencontre des commerciaux et séminaire codir (présentation des réalisations et des objectifs en fin d’exercice), la soirée-dîner de Noël, etc.

La date du séminaire peut aussi être imposée par l’avènement d’un événement majeur imprévu. Une situation de crise, due à la perte d’un client clé, à une catastrophe naturelle, à un changement de l’environnement législatif… ou à un plan de redressement n’offre pas à l’organisateur le luxe de fixer une date séminaire de manière flexible.

Cette flexibilité dans la détermination de la période séminaire est permise pour les rencontres de type Incentive/Team building, meetings formation et dans une moindre mesure pour la rencontre annuelle de l’entreprise.

L’établissement d’un calendrier séminaires annuel est maîtrisable, sauf en cas d’imprévu majeur. C’est la nature de l’événement qui impose sa date.

Les impacts du choix du moment séminaires

La théorie de la gestion des organisations (entreprise ou autre organisme) accorde une grande importance au concept de la synergie d’équipe. En matière d’organisation ou d’administration de séminaires, le même phénomène existe. Mais, autrement. En effet, chaque choix ou décision impacte le reste du processus et apporte son plus pour la pleine réussite de l’événement.

Ainsi, la fixation du moment séminaire influencerait :

  • Son budget : les frais de location de salles de conférence et d’hébergement sont moins onéreux en période creuse.
  • Son lieu : un Team building outdoor au Printemps est adapté à l’univers château en pleine nature
  • Son thème : une activité plein air en Hiver dans une station de ski sera appréciée (si tous les convives sont amateurs praticiens)
  • Son taux de confirmation : la règle est d’éviter les moments séminaires traditionnellement propices au groupement familial.

Rater la sélection de son moment séminaire peut coûter cher, aussi bien au niveau du budget que du rendu.

Les moments séminaires pénalisants

Le simple et brave bon sens vous incitera à rayer certaines dates de votre calendrier séminaires. Les périodes de vacances scolaires, les week-ends de ponts, les journées fêtées en famille (pensez aux origines culturelles et religieuses de vos invités) sont à bannir. Autrement, votre salle séminaire ne sera pas pleine et les invités présents n’auront pas le sourire !

Faites rater une finale de ligue à vos commerciaux et ils vous en voudront jusqu’à la prochaine, cela dure une année. Si c’est une finale de coupe du monde, attendez-vous à un regard dur durant 4 années !

Les dates séminaire, quelques recommandations

La meilleure recommandation pour caler une date séminaire est de prendre l’avis de vos invités. Certains logiciels gratuits peuvent vous aider si le nombre de participants est élevé.

Privilégiez le début de semaine. Ainsi, vous ne gâcheriez pas le week-end famille des convives. De plus, ils seront frais. Vous gagnerez aussi côté coût de location des salles séminaires et matériel logistique.

Les périodes de rentrée après les vacances d’été sont propices pour remobiliser, faire le point et fédérer vos équipes autour de vos objectifs.

La période du beau temps, le mi-mai/fin-juillet, est la haute saison pour les séminaires plein air. Elle convient pour les événements qui alternent réunions de travail, pauses gourmandes et activités ludiques ou sportives.

Le cadre idéal pour ces rencontres reste les lieux atypiques, implantés en pleine verdure tout en proposant des salles de travail équipées en high-tech, des chambres d’hébergement confortables et une restauration à hauteur des attentes. L’insolite garantit le succès de votre séminaire.

Quelle période pour votre séminaire ?

Annoncer une date séminaire aux participants et intervenants revient à déterminer la période séminaire au préalable. Les paramètres objectif et budget de l’événement sont les plus déterminants à ce propos.

Dans l’événementiel, les formules évoluent. C’est un domaine de créativité par excellence. Les programmes peuvent s’étaler d’une demi-journée à 3 jours ou plus.

La réunion de matinée suivie d’un déjeuner, ou celle de l’après-midi avec dîner festif ont l’avantage d’être faciles à monter et non-gourmandes en budget. Elles conviennent pour les séminaires de rentrée (rappel des objectifs), les réunions clients (il ne faut pas trop les mobiliser) ou certains meetings d’échange d’information.

Les séminaires d’une journée répondent aux mêmes objectifs. Ils laissent plus de marge pour le choix de l’activité détente : y consacrer l’après-midi et rentrer le soir.

Certains thèmes pour séminaires Incentive peuvent parfaitement se dérouler en une journée sous condition que le site soit proche du lieu de travail.

Le séminaire résidentiel en 2 jours est le plus plébiscité. Il offre la possibilité du dépaysement, d’alterner les moments détente et les réunions de travail intense. De plus, passer une nuit sous le même toit et partager le petit-déjeuner entre collègues renforce la cohésion de l’équipe. Avec de la chance et de la volonté, vous pouvez même admirer un collègue en pyjama !

Les séminaires 3 jours ou plus sont réservés aux déplacements à l’étranger. Certes, le budget sera conséquent, mais les retombées en termes de dépaysement et de motivation de l’équipe seront plus importantes.

Le programme séminaires d’une entreprise bien gérée est établi à l’avance. Il est composé d’événements dont la date est plus ou moins imposée par le type même de la rencontre. D’autre part, le comité d’organisation est tenu de prendre en considération plusieurs facteurs pour fixer le bon moment séminaire. Faute de quoi, il risque de ne pas atteindre pleinement ses objectifs.

Partez au bon moment !

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