Un séminaire ? Oui, mais pour quoi faire ?

Avant de se lancer dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise, il faut en définir les objectifs.

Quelle est l’expérience recherchée ?

  • Intégrer les nouvelles recrues ?
  • Former son équipe à de nouveaux outils, de nouvelles méthodes ?
  • Renforcer l’esprit d’équipe ?
  • Motiver ses collaborateurs ?
  • Organiser sa convention d’entreprise ?
  • Travailler sur un sujet particulier tel que la gestion du stress, la performance individuelle, le management d’équipe ou le bien-être au travail ?

L’événement pourra ne concerner qu’une équipe/un service, comme il peut regrouper l’ensemble de l’entreprise. Rassembler les collaborateurs en dehors du cadre du travail a de multiples bénéfices. Renforcer l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance à un groupe permet de booster la productivité de façon quasi spontanée. Et les formations passées dans un cadre différent, plus agréable que celui du bureau, ont tendance à être mieux assimilées.

De plus, ces rencontres permettent de rapprocher des salariés qui n’ont pas forcément l’occasion de se voir « en vrai ». Ce sera particulièrement valable pour les sociétés multi-sites ou qui font appel à des travailleurs indépendants ; mais aussi pour les gros événements où plusieurs services sont représentés et où les conversations transversales sont alors facilitées. Une bonne façon pour les managers de tâter le pouls du terrain, en direct, et non plus par téléphone ou emails interposés.

Dans tous les cas, un séjour réussi alliera les activités formelles (réunions, discours de présentation, séances de formation, journée d’étude) aux activités informelles (sport, détente, visites culturelles, team building, jeux de rôle…)

A chaque événement, son château

Avant de choisir le lieu d’accueil, il convient de faire le point sur les attentes des participants. S’agit-il d’un rassemblement principalement de divertissement ou y aura-t-il une partie conférence ou formation ? Bien définir l’événement permettra de déterminer, parmi la variété de lieux disponibles, ceux qui proposent une offre adéquate. Et si le descriptif du lieu ne permet pas de répondre à toutes leurs questions, les organisateurs ne devront surtout pas hésiter à demander des compléments d’informations. Car chaque détail compte.

Les équipements sur place

Bien sûr, en dehors de la disponibilité de la date, il est important de s’assurer du bon dimensionnement du lieu. La salle de réception doit être adaptable pour l’occasion. Oui, chaque détail compte, même (voire surtout) quand il s’agit de savoir si les tables et les chaises sont en quantité suffisante.

Si l’événement organisé est un séminaire de formation, on veillera à ce que les châtelains proposent un espace de travail, calme et équipé, avec, par exemple, la possibilité de faire de la vidéo-projection.

Autre éventualité à prendre en compte, le domaine permet-il l’hébergement de tous les participants ? (Dans le cas où l’événement dure plus d’une journée ou s’il doit se terminer tard). On s’attachera alors à vérifier le nombre de chambres disponibles, mais aussi leur type. Si pour du « team building » entre collègues on peut envisager un hébergement dans des chambres avec lits jumeaux, voire de style « dortoir », pour un rassemblement du comité de direction, des chambres simples seront de mise.

Services inclus

Pour ce qui est des services, la question du budget permettra de trancher. Mais il est intéressant de savoir si le lieu dispose d’un service de restauration. Si oui, s’il est inclus ou proposé en option. Et sinon, s’il a des traiteurs locaux à recommander. Il faut également se renseigner sur l’offre d’hébergement du château, le séminaire résidentiel permettant d’optimiser le temps passé ensemble.

Enfin l’événement se devra d’être rythmé par différentes activités. Il est donc important de choisir son lieu aussi en fonction des activités proposées par le château. Du plus classique (visite guidée, initiation à l’œnologie), au plus original (escape game, murder party, jeu de piste) en passant par les activités sportives (randonnée à pied ou à vélo, parapente, golf, tennis, équitation, accrobranche, char à voile…) Le but étant la cohésion d’équipe, on dosera l’intensité du sport en fonction des participants. Il faut que tout le monde puisse y prendre part avec plaisir.

Soirée d’adieux

Une soirée spéciale est généralement organisée avec le départ. Ce ne sera pas réellement une soirée d’adieux car elle signe un nouveau départ pour des collaborateurs re-boostés.

En prévision de cette soirée, qui est souvent plus informelle, l’endroit choisi peut-il aménager un espace ? En plein air éventuellement ou une grande salle de réception ? Les organisateurs communiqueront à l’avance à leurs collaborateurs sur cette soirée finale. Une cerise sur le gâteau qui incitera ces derniers à rester concentrés avant ce soir-là. Alors, pour que la soirée soit à la hauteur de l’anticipation, il faudra faire en sorte qu’elle soit mémorable. Et un espace adapté, décoré, agréable sera pour beaucoup dans les souvenirs. Même si, bien entendu, les activités prévues ne devront pas être en reste : cocktail dinatoire, feu d’artifice, lâcher de lanterne, DJ, champagne… La créativité n’aura de limite que celle… du budget !

Soirée de fin d’année, dîner de Gala ou célébration d’un événement important pour l’entreprise

Qu’il s’agisse du traditionnel dîner de fin d’année, de l’anniversaire de la société ou de la signature d’un gros contrat, le lieu choisi pour célébrer ce moment a toute son importance. Il laisse toujours un souvenir dans l’esprit des collaborateurs.

Choisir un lieu unique valorisera tous les participants.

Quel budget faut-il prévoir ?

Les tarifs varient beaucoup selon les régions. Sans surprise, la région parisienne affichera des tarifs plus élevés. Il en va de même pour les régions les plus attractives, comme les grandes agglomérations et leurs abords (Bordeaux, Lyon, Marseille) et la région Provence-Alpes-Côte d’Azur dont le capital sympathie va de pair avec le taux d’ensoleillement.

Les prix affichés sont le plus souvent donnés par personne. Celui-ci pourra être moins élevé s’il y a de nombreux participants, car il y a des coûts fixes. L’événement devra donc être dimensionné en prenant en compte cette économie d’échelle. Il pourrait être plus rentable (et plus convivial) de décloisonner en réunissant plusieurs services, plutôt que d’organiser plusieurs petits événements.

Autre conseil, si le service organisateur a un budget restreint, il privilégiera de concentrer son événement sur une journée. En effet, dès que l’on rajoute un hébergement, les prix s’envolent.

Autre facteur qui conditionnera la facture : les activités disponibles sur place. A noter que certaines peuvent être gratuites. Les équipements sportifs et de détente sont parfois mis à disposition par les hôtes (piscine, salle de sports, courts de tennis, sauna ou hammam…) La nature alentours peut fournir des chemins de randonnée qui raviront les amateurs de marche ou de vélo. Enfin, de nombreux châtelains se feront un plaisir d’offrir une visité guidée du château, et éventuellement de sa cave à vins.

Quelques exemples de tarifs d’activités :

Pour une initiation à l’œnologie ou un cours de pâtisserie, on compte généralement un prix moyen de 100€ pour 2h. Un atelier créatif ou un atelier de cuisine tournera autour de 150€ par personne. Une séance de yoga ou un escape game ? 30€ par personne. Pour un spectacle de prestidigitation, comptez 1500€ pour une prestation d’1h30.

L’intervention de conférenciers, coachs et autres personnalités peuvent également s’ajouter au programme. Les tarifs sont très variables. Si les formateurs de profession affichent un prix clair pour leur prestation, les journalistes et autres experts ne monnayent pas forcément leurs services de façon aussi formelle. Une bonne négociation devrait donc pouvoir faire entrer leur intervention dans votre budget.

Et pourquoi ne pas faire appel aux cercles relationnels des uns et des autres pour trouver un intervenant à titre gratuit ?

Enfin, on n’oubliera pas de prendre en compte dans le budget, le coût du transport. Là encore des astuces permettent de réduire la note. En réservant le train bien à l’avance, en bénéficiant de tarifs de groupe sur les billets d’avion, en louant un car ou en faisant du covoiturage… Heureusement, il n’est pas forcé d’aller loin pour trouver de beaux lieux, la France dispose de nombreux endroits d’exceptions sur tout son territoire. Et nous allons vous permettre de les dénicher.