Qui convier à un séminaire : participants et intervenants ?

invités séminaire
Les organisateurs de séminaires d’entreprise ne sont pas des matheux, mais ils appliquent tous certains axiomes pour monter leurs événements. Ainsi, tout professionnel de l’événementiel admet que c’est le pourquoi (objectifs d’un séminaire) qui détermine le qui inviter comme participant ou intervenant au séminaire.
La sélection des intervenants et des participants à un séminaire est fonction de ses objectifs.

Gardons l’esprit matheux pour avancer une autre vérité à valeur d’axiome : le site de la rencontre d’entreprise influence le taux et la qualité de participation des invités séminaristes.

Les lignes qui vont suivre seront consacrées au choix des invités et des animateurs d’un séminaire. Nous allons illustrer notre axiome par quelques types de séminaires.

Quels participants pour un séminaire d’entreprise ?

Convier à un séminaire de formation sur l’Inbound marketing vos techniciens de production fera salle vide et n’apportera aucun plus à la rentabilité de l’entreprise. La sélection des participants à un séminaire est corollaire à son objectif, et dans une moindre mesure, à son type.

Participants à un séminaire informatif

participants séminaire

Séminaire de formation

Les participants sont volontaires ou désignés par la direction des ressources humaines et les chefs de département. Une formation sur une nouvelle organisation du travail ou sur la créativité nécessitera l’envoi d’invitations séminaire à l’ensemble du personnel alors qu’une formation sur Excel se limitera à une équipe réduite. Le thème de la formation détermine le nombre de participants. L’équation serait la suivante : plus le sujet est généraliste plus nombreux seront les séminaristes conviés.

Séminaire commercial

L’objectif le plus souvent alloué au séminaire des commerciaux est de relayer les informations chiffrées ou de présenter de nouveaux produits ou stratégies. Les conviés sont les commerciaux et leurs managers.

Inviter les clients à un séminaire à but informatif ou relationnel est une action courante du marketing opérationnel.

Choisissez une ambiance et un lieu unique pour vos clients et prospects. Nul besoin d’être matheux pour comprendre cette évidence !

Séminaire de direction

Relevant plutôt du stratégique, le séminaire codir est réservé à l’équipe dirigeante. Il vise la présentation chiffrée des réalisations et des perspectives, mais il est surtout axé sur la réflexion globale et la prise de décision. Aucun participant ou intervenant extérieur à l’entreprise n’est toléré lors d’un séminaire de comité de direction.

Invités à un séminaire relationnel

Séminaire incentive

Si votre séminaire de motivation vise le renforcement de la cohésion et de la synergie d’équipe, il est justifié de procéder à une large diffusion des invitations.

En cas de séminaire team building consacré à booster l’équipe de vente, l’envoi d’invitations sera limité à l’équipe de vente.

Séminaire d’intégration

Les jeunes recrutés seront conviés à un événement qui marie travail et détente. La présence de tous les anciens salariés n’est pas forcément requise.

Nous avons évoqué le Qui convier, nous parlerons du choix des intervenants séminaire.

Quels intervenants pour un séminaire entreprise

assistante

Le choix de l’intervenant de votre rencontre d’entreprise intervient (au double sens du mot) pour beaucoup dans sa réussite. Il impactera aussi bien le taux d’acceptation des invitations que l’implication des conviés au meeting et sa plus-value.

Le comité du pilotage du séminaire peut confier cette mission à un expert interne ou recourir au savoir et savoir-animer d’un prestataire externe car la sélection de l’intervenant (e) est très importante pour le succès d’un séminaire.

Quand choisir un intervenant (e) interne ?

Vous l’aurez soupçonné, c’est encore l’objectif de votre séminaire qui dicte ce choix ! Mais pas que ! Le budget alloué à l’événement aussi.

Ainsi, la présentation d’un nouveau produit/ service au personnel ou à la clientèle sera mieux faite par une équipe d’intervenants internes composée de cadres des départements production/recherche et marketing/ventes. Ils maîtrisent le thème du séminaire et apporteront les réponses adéquates aux éventuelles questions des participants séminaire.

De même, le volet présentation des réalisations lors d’un séminaire annuel de l’entreprise incombera à un membre du directoire. Le directeur général sera l’intervenant indiqué quand il s’agira d’une réunion de crise ou de réorientation stratégique.

Quels intervenants externes pour votre événement d’entreprise ?

Le profil des intervenants externes dépend aussi du déroulement prévu du séminaire et de son thème.

Les profils les plus proposés par les professionnels de l’événementiel sont :

  • L’animateur ou le speaker : son rôle consiste à répartir la parole, maintenir un bon tempo et apporter une touche d’humour. Il ne s’agit pas du chef de projet séminaire responsable de son bon déroulement. Les animateurs radio ou télé conviennent parfaitement à ce rôle.
  • L’expert reconnu : personne à succès dans son domaine (forcément lié à la thématique du séminaire), cet intervenant est idéal quand le volet formation est prédominant. À titre illustratif, un célèbre défenseur de la nature pourra bien expliquer et mieux impliquer votre équipe à votre démarche RSE (responsabilité sociale de l’entreprise).
  • Le coach : un coach d’équipes peut concevoir des activités créatives et des challenges qui mettront en jeu la cohésion et l’entraide entre les participants. Convier un coach professionnel à votre séminaire team building est un gage de succès.
  • Le celebrity marketing : il s’agit de personnalités à succes story dans d’autres domaines que votre activité. Leur intervention sera axée sur les valeurs et les qualités humaines à développer pour réussir sur le plan professionnel et personnel. Leur parcours sert d’exemple ; leur aura garantit une présence nombreuse et attentionnée des invités séminaire.

Comment inviter les participants à un séminaire ?

mail d'invitation

Brièvement, la bonne recette consiste à trouver le bon dosage entre l’automatisation et la personnalisation des invitations.

L’e-mailing est très utilisé. De même, la création d’un site ou d’une page de site dédiée à l’événement est recommandée, son URL sera adjointe au mail. L’invité y trouvera toute l’information se rapportant au séminaire.

L’ajout d’une fonctionnalité (bouton ou formulaire) pour confirmer la participation au séminaire est très apprécié par les organisateurs du séminaire. Ces derniers ont aussi la possibilité d’utiliser le formulaire d’acceptation pour solliciter les avis et les recommandations des invités sur la date, le menu et sur le site du séminaire. À ce propos, Les châteaux et les demeures uniques sont très appréciés.

La sélection des participants et intervenants au séminaire se fait avec soin. Le profil des animateurs et des invités choisis est fonction de l’objectif du séminaire.

Gardez à l’esprit qu’un invité est toujours choyé. Sélectionnez le bon intervenant et le bon lieu !

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