Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
événement séminaire

Le séminaire d’entreprise est une réunion de travail à laquelle participe l’ensemble ou une partie des salariés de l’entreprise, dans le but d’apporter des solutions à une problématique définie. Concourant ainsi au bon fonctionnement de l’entreprise, ces rencontres professionnelles sont reconnues comme un véritable outil de management des ressources humaines. Réussir un séminaire nécessite toutefois une bonne organisation basée sur des choix pertinents et une démarche structurée. Voici quelques pistes pour bien organiser un séminaire.

Cahier des charges séminaire : un outil indispensable

L’organisation de séminaires relève principalement de l’initiative des dirigeants de l’entreprise. Aussi doit-elle être inscrite dans le plan de travail annuel. Dès lors, l’élaboration d’un rétro-planning sera utile pour préparer convenablement l’événement. Il s’agira, en partant de la date prévue pour la tenue de l’événement, de lister et planifier toutes les tâches préparatoires à l’organisation parfaite de la rencontre.

Pensez à la rédaction du cahier des charges du séminaire, élément fondamental de la démarche préliminaire. Ce document de quelques pages fait le point de toutes les informations et options relatives à l’événement : les objectifs, les participants, le lieu, la période, la durée, le budget, etc. Il s’agit en effet des lignes directrices destinées aux organisateurs et permettant de renseigner en temps réel sur tous les besoins liés à la mise en place du projet.

Quel est le meilleur moment pour organiser séminaire ?

Choisissez le meilleur moment pour votre séminaire si vous tenez à obtenir de bons résultats. Compte tenu de son caractère professionnel, il est préférable de programmer la rencontre en semaine et plus particulièrement en fin de semaine, en évitant bien entendu d’empiéter sur le week-end, pour les rencontres qui doivent durer plusieurs jours. Si par contre vous préférez organiser séminaire en période creuse, du fait des fins de semaine souvent très occupées, le début de semaine, lundi ou mardi, ne présente aucun inconvénient.

Le choix de la meilleure période reste quant à lui tributaire du type de séminaire. D’ordinaire, la période idéale, pour un séminaire de team building en particulier, court de la fin du printemps au début de l’été, soit de mi-mai à mi-juillet. Le temps y est beau, et favorable aux activités de team building. Par contre, le début de la rentrée convient pour un séminaire de formation ou de management, tandis que la fin de l’année est plus appropriée pour un séminaire incentive ou commercial.

Budget séminaire : combien ça coûte ?

budgétisation

Le budget nécessaire à l’organisation d’un séminaire d’entreprise varie selon le type de séminaire, mais aussi en fonction du format de l’événement et des modalités d’organisation : nombre de participants, choix du lieu, durée, type de restauration, activités programmées, etc. Pour une journée d’étude tout compris, le tarif moyen est de 50 euros par personne. S’agissant d’un séminaire résidentiel, il faut compter 150 à 200 euros par personne par jour, un prix toutefois variable selon le standing du lieu qui abrite la rencontre.

Ces montants proposés généralement par les organisateurs de séminaire clé en main comprennent la location d’une salle pouvant accueillir tous les participants, la restauration et la mise à disposition du matériel et la sonorisation. Il faudra néanmoins prévoir d’autres dépenses propres à savoir les frais de déplacement des participants et éventuellement les coûts de communication ainsi que les honoraires des animateurs. Suivez nos conseils pour élaborer efficacement votre budget de séminaire.

Qui convier à un séminaire : participants et intervenants

La catégorie des participants et intervenants à un séminaire d’entreprise dépend également du type de séminaire. Par principe, la participation des employés est acquise pour la majorité des séminaires d’entreprise : formation, incentive, team building, etc. Cette participation peut toutefois être limitée à un département ou étendue à l’ensemble du personnel selon les besoins. Certains types de séminaires énoncent par ailleurs clairement la catégorie de participants. Il s’agit par exemple du séminaire de direction qui ne concerne que les dirigeants de l’entreprise, le séminaire de management pour les responsables d’équipes et le séminaire d’intégration, destiné aux nouvelles recrues. Dans ce dernier cas, la présence des anciens employés est nécessaire pour favoriser le contact entre les nouveaux collègues.

En ce qui concerne les intervenants, ils sont à choisir de préférence au sein de la communauté universitaire, scientifique, professionnelle ou culturelle, pour leur expertise notoire en lien avec la question à étudier. S’agissant enfin des partenaires et des clients, leur présence à une réunion de travail ne serait opportune que dans le cadre d’un séminaire incentive ou commercial incluant le lancement d’un produit. Préparez à l’avance la liste des participants au séminaire.

Que faire à un séminaire : thématiques, activités et planning ?

organisation séminaire

Le contenu du séminaire repose essentiellement sur un ensemble d’activités qui détermine sa pertinence et garantit les résultats. Pour éviter la monotonie, élaborez un planning de séminaire basé sur deux catégories d’activités à savoir une activité centrale axée sur la réflexion et des activités secondaires dédiées à la détente. Ainsi, l’activité centrale à savoir les séances de travail, les panels de discussion ou cérémonie officielle de récompense sera secondée par des activités ludiques ou sportives telles que l’escape game, les quizz ou le karting permettant de souder les équipes. Les moments de restauration comptent également parmi les activités majeures qui contribuent à resserrer les liens entre les participants.

A titre d’exemple, le séminaire peut débuter à 8h avec l’accueil et l’installation des participants suivis d’une première communication à partir de 8h30. Une pause de 30 minutes sera marquée à 10h pour le petit déjeuner. Les travaux reprendront à 10h30, pour une seconde communication ou des ateliers de groupe, jusqu’à 12h. Le déjeuner sera servi à 12h30, suivi d’un temps off pour la digestion. L’après-midi pourra alors être consacré aux activités sportives et ludiques, intercalées d’une pause-café à 16h30. La journée prendra fin avec le dîner à 20h.

Le choix du lieu pour votre séminaire

cadre idéal événement

Le choix du lieu est une étape essentielle dans l’organisation d’un séminaire. De ce choix dépend en grande partie la réussite de l’événement. Pour ce faire, il est impératif de sortir du cadre de travail habituel en optant pour un environnement neutre et agréable. De plus, la recherche d’un lieu pour un séminaire d’entreprise doit tenir compte du but du séminaire, des activités programmées, du nombre de participants et des besoins en termes de logistique. Ainsi, si le principal effet recherché est la relaxation et le dépaysement, on optera pour un château dans un environnement verdoyant ou un manoir à la campagne. Si par contre l’objectif est de donner un cachet élitiste à l’événement, pour le lancement d’un produit par exemple ou l’accueil des nouveaux embauchés, un hôtel prestigieux ou un centre des congrès dans le centre-ville sera convenable. Une fois le lieu identifié, il est toujours préférable de réserver à l’avance.

Séminaire : comment organiser le transport

Le transport des salariés vers le lieu du séminaire est un impératif, notamment lorsque le cadre choisi est distant de plusieurs kilomètres du lieu de travail habituel. Pour ce faire, le déplacement collectif est la formule la plus avantageuse. Non seulement elle permet de faire des économies, mais en plus, le trajet en groupe favorise le rapprochement et la communication entre les collègues.

A cet effet, vous pourrez faire appel à une agence de transport proposant un service d’acheminement par bus ou autocar pour les séminaires d’entreprise. Cette option garantit la sécurité et le confort des participants, mais aussi un trajet sans mauvaise surprise. Le coût de la prestation dépendra évidemment de la distance à parcourir et du nombre de voyageurs. Il faudra par ailleurs fixer un point de rassemblement pour le départ. Découvrez nos conseils sur la gestion du transport pour séminaire.

Le choix des prestataires pour votre séminaire

L’intervention d’un prestataire extérieur est souvent nécessaire dans le cadre de l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Outre le transport des participants et d’autres besoins logistiques tels que la sonorisation ou la location de matériels de projection, il peut être utile de confier la restauration des participants à un traiteur. Vous pourrez ainsi choisir entre une grande variété d’offres de menus gastronomiques ou de découvertes culinaires. Recourir à un animateur professionnel est aussi la solution pour conduire efficacement les travaux et garantir une ambiance stimulante.

Interprètes, photographes ou décorateurs sont également des expertises donc vous aurez besoin pour organiser séminaire d’entreprise. Vous pouvez par ailleurs faire appel à une agence incentive ou une agence de team building pour des prestations sur mesure selon le type de séminaire. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, recourir à un prestataire permet d’optimiser les coûts tout en garantissant la qualité du service. Ici aussi, la réservation à l’avance est recommandée.

Ambiance et bon déroulement du séminaire

salariés d'entreprise

Bien qu’étant une activité professionnelle, le séminaire d’entreprise est aussi un moment de détente visant à resserrer les liens entre les salariés et à renforcer l’esprit d’équipe. Pour ce faire, les dispositions appropriées doivent être prises en vue de garantir une ambiance conviviale pour toute la durée du séminaire. Ces dispositions commencent par le choix d’un lieu sympathique qui prédispose à la détente. Ensuite, vous devez élaborer un programme attractif en évitant des temps de travail trop longs qui peuvent devenir ennuyeux. Veillez à alterner les activités intellectuelles et les activités ludiques ou créatives, notamment si le séminaire s’étend sur plusieurs jours. Enfin, confiez l’animation du séminaire à un professionnel qui saura coordonner les activités de manière efficiente, maintenir l’attention des participants et détendre l’atmosphère.

Le rôle de l’assistant de direction dans l’organisation de séminaire

L’appui d’un assistant de direction est capital pour le bon déroulement du séminaire. Ce dernier assume diverses tâches administratives au cours des travaux, notamment la préparation des outils et supports de travail, la multiplication et la distribution de documents aux participants, la gestion des listes de présence et des badges, la rédaction des synthèses et du rapport général etc. Apprenez davantage sur le rôle de l’assistant de direction à un séminaire.

Dans le but de répondre à cette exigence, les organisateurs du séminaire ont deux possibilités de choix : affecter à cette charge un employé de l’entreprise occupant un poste d’assistant de direction ou faire appel à un assistant indépendant spécialisé dans le secrétariat d’événements professionnels. Quelle que soit l’option choisie, l’assistant devra par ailleurs disposer des équipements et outils bureautiques nécessaires à la réalisation de la mission.

Compte-rendu séminaire : le debrief

projet entreprise

A la fin d’un séminaire, le débriefing est un exercice capital permettant d’évaluer les résultats. Il se réalise sous deux volets à savoir le compte-rendu et le bilan. Le compte-rendu consiste à élaborer un condensé structuré des travaux et interventions, en mettant en exergue les résolutions ou les solutions proposées aux problématiques étudiées. Rédigé en style intégral, révisé ou synthétique, le compte-rendu ou le rapport de séminaire constitue un outil de communication et d’aide à la décision.

Le bilan quant à lui consiste, dans un premier temps, à faire une évaluation collective du séminaire au moyen de fiches d’évaluation sous forme de questionnaire à soumettre aux participants. Ensuite, les membres de l’équipe d’organisation pourront se réunir dans un cadre plus restreint en vue d’évaluer la satisfaction des participants, mais aussi apprécier la réussite de l’événement, recenser les imperfections, faire le point des dépenses. Cet exercice permet de prendre des repères pour améliorer les expériences à venir.

Séminaire : les tendances 2020

Un moyen de faire de votre séminaire une grande réussite est de lui donner un caractère spécial afin d’offrir aux participants une expérience unique et mémorable. Quel que soit le type de séminaire que vous organisez, sortez des sentiers battus et créez la surprise. Pour ce faire, vous pouvez inscrire votre événement dans un concept innovant tel qu’un séminaire en bateau de croisière ou en pleine nature.
Intelligence artificielle, réalité augmentée, pass virtuel, projection en 3D, hologramme et autres constituent également des solutions innovantes permettant d’apporter une touche originale à votre séminaire. Inspirez-vous des tendances séminaire 2020. Vous pouvez également surfer sur la vague de l’écologie ou du digital detox ou encore faire appel à une agence événementielle pour trouver un nouveau concept.

Si vous avez pris la peine de lire tout ce billet, votre prochain événement professionnel sera sans aucun doute une parfaite réussite. De l’élaboration du cahier des charges au débriefing final, en passant par le choix de la période idéale, du lieu parfait et des prestataires, organiser séminaire n’a plus de secrets pour vous. N’hésitez pas à tester l’une des tendances en vogue pour créer un événement hors du commun.

Autres guides séminaires en relation :