Comment organiser une journée d’étude en 8 étapes

Journée d'étude

Vous souhaitez réunir vos collaborateurs pour réfléchir ensemble sur une problématique ? Pourquoi ne pas organiser une journée d’étude dans un cadre exceptionnel ? La journée d’étude est événement professionnel qui consiste à réunir un groupe relativement restreint pour analyser et débattre d’une question souvent à portée scientifique.

Alliant travail et détente, ce type de séminaire d’une journée ou d’une demi-journée hors des murs de l’entreprise aboutit généralement à des résultats concluants tant sur le plan professionnel que relationnel. Pour bien organiser votre journée d’étude, nous vous proposons un cheminement en 8 étapes.

1- Cerner la problématique et identifier les acteurs

Organisée dans le cadre universitaire, professionnel ou corporatif, la journée d’étude repose sur un sujet précis déterminé par l’actualité qui appelle à la réflexion et à la recherche. Il peut par exemple, porter sur l’analyse des implications d’une innovation scientifique dans une université ou l’évaluation des risques liés à une nouvelle politique au sein d’une entreprise.

Il convient donc, à cette étape, de définir clairement l’objet de la journée de travail, en optant pour une problématique circonscrite. L’élaboration d’une note conceptuelle, des termes de références ou d’un appel à communication permet de préciser le contenu de l’activité et d’identifier les expertises à fédérer en vue de sa réalisation.

2- Choisir une date convenable

Le choix d’une date appropriée est essentiel pour garantir une forte participation à la rencontre. La journée d’étude est une réunion professionnelle et devrait, à ce titre, être programmée un jour ouvré plutôt qu’en week-end. De même, la période des vacances est à éviter, notamment pour les journées de réflexion en milieu universitaire, afin de garantir la disponibilité des acteurs. Fixez une date en vous donnant un délai minimum de 3 mois pour l’organisation. N’hésitez pas à vérifier l’agenda des événements sur cette date, ainsi que la météo afin de vous assurer que le jour choisi est favorable.

3- Réserver une salle équipée dans un lieu unique

cadre prestigieux

Dans le cadre d’un séminaire d’entreprise comme d’une journée d’étude, il est préférable de se réunir hors de l’espace de travail habituel. Le lieu idéal doit répondre à trois principales exigences à savoir l’accessibilité, le confort et la détente. Un château au milieu d’un cadre verdoyant, un centre des congrès sur la Côte d’azur ou petit hôtel dans le golfe de Morbihan, optez toujours pour un cadre exceptionnel qui prédispose à la réflexion et à la détente. Une fois le lieu identifié, faites une réservation à l’avance. Vérifiez surtout que l’hôtel dispose d’une salle de conférence répondant à vos besoins.

4- Inviter les participants et les intervenants

Il faut distinguer deux types d’acteurs pour l’animation d’une journée d’étude : les intervenants qui doivent présenter une communication (professeurs, experts, chercheurs, etc.) et les participants qu’on peut considérer comme le public. Ces derniers peuvent être informés simplement par un courriel précisant le thème, le lieu et la date de la rencontre. Pour les intervenants par contre, privilégiez la lettre d’invitation qui précisera, outre la date et le lieu, le thème à développer et, au besoin, l’orientation à donner à l’intervention et le nombre de participants. Il faudra veiller à émettre toutes les invitations au moins un mois avant la date de l’événement.

visio-conférence

5- Concevoir et diffuser les supports de communication

L’organisation d’un séminaire de journée d’étude peut entrer dans la stratégie de communication de l’entreprise. Par exemple, organiser une demi-journée de travail sur l’impact environnemental d’un nouveau projet donne de votre entreprise l’image d’une organisation socialement responsable. Il peut donc être utile que le grand public soit informé d’une telle réunion.

Exploitez pour ce faire tous les moyens de communication à votre portée, notamment les médias sociaux, les affiches et les banderoles. Les visuels doivent présenter toutes les informations relatives à l’événement, notamment la structure organisatrice, les partenaires, le thème, la date, le lieu, l’heure et si possible le plan d’accès.

6- Vérifier le matériel et les accessoires

Vous devez dresser à l’avance la liste de tout le matériel dont vous aurez besoin pour animer la conférence. Il s’agit entre autres d’un vidéoprojecteur, d’un écran de projection, d’un accès internet, d’un ordinateur et des accessoires bureautiques. Si vous avez opté pour un événement clés en main, précisez à l’organisateur tout le matériel nécessaire.

Pour éviter toute mauvaise surprise, il est recommandé de louer une salle équipée de projecteur et d’une sonorisation performante. Faites des tests préalables afin de vous assurer du fonctionnement normal des appareils et surtout de la qualité de la projection si la salle reçoit la lumière du jour.

7- Créer une bonne animation

Même si elle ne dure qu’une demi-journée, le déroulement d’une journée d’étude doit suivre un programme intéressant caractérisé par une bonne animation et une ambiance conviviale. Pour ce faire, les présentations ne doivent pas excéder 25 minutes. Donnez plus de temps aux échanges et aux débats. N’oubliez surtout pas de prévoir des ateliers de groupe qui pourront être sanctionnés par une brève activité de team building tel qu’un jeu de rôle. De même, vous pouvez faire appel à un imprésario professionnel qui jouera le rôle de modérateur.

8- Prévoyez des pauses gourmandes

buffet séminaire

S’il en est fait un point spécifique, c’est en effet parce que les pauses gourmandes constituent un volet essentiel à la réussite de la journée de travail. C’est un moment important de partage entre les participants qui profitent de l’occasion pour échanger et sympathiser. Ceci contribue à l’un des objectifs des rencontres professionnels à savoir le renforcement de la cohésion des équipes. Offrez aux participants un petit-déjeuner buffet le matin après une première séance de travail, le déjeuner buffet à la mi-journée et pourquoi pas un cocktail dînatoire le soir si la réunion se poursuit au-delà du coucher du soleil.

Toutes ces étapes franchies avec succès, vous pouvez avoir la certitude que votre journée d’étude sera une parfaite réussite. Mais en amont, vous gagnerez à constituer un petit comité pour vous aider dans l’organisation, avec un tableau de répartition des tâches et un planning conséquent.

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