8 secrets pour réussir vos colloques et congrès

Communication entre collaborateurs

Vous souhaitez organiser un colloque ou un congrès et vous assurer que vos collaborateurs soient au rendez-vous ? Différents des séminaires, les colloques et congrès sont des événements d’entreprise qui se démarquent par un format et un objectif bien précis. Pour vous permettre de maîtriser les codes de ces événements, voici 8 secrets qui vous serviront à garantir le succès de votre manifestation.

Colloques et congrès : qu’est-ce que c’est ?

Les colloques et congrès sont des réunions adressées aux spécialistes ou aux personnes partageant un intérêt professionnel commun (science, littérature, religion, politique, etc.). Ils permettent de partir à la quête d’une réponse ou de résoudre une problématique sur un thème donné. Ils diffèrent donc du séminaire d’entreprise qui sert principalement à informer ou à enseigner autour d’un sujet. Les colloques et congrès encouragent le partage du savoir et les discussions constructives. Pouvant durer plusieurs jours, ces manifestations sont organisées dans des lieux agréables comme des châteaux ou des demeures d’exception qui offrent un cadre propice à la concentration.

Quelles différences entre un colloque et un congrès ?

Bien que très proche, le colloque a tendance à réunir un nombre de participants restreint alors que le congrès, plus solennel, s’adresse à une communauté d’envergure nationale ou internationale. Lors d’un colloque, les échanges s’effectuent autour d’un thème précis, alors que les sujets abordés lors des congrès ont tendance à être plus ouverts. Enfin, le colloque a généralement pour objectif de trancher ou de concilier des opinions diverses alors que le congrès sert surtout à présenter ses recherches et à communiquer sur ses résultats.

8 secrets pour que vos colloques et congrès soient un succès

Préparation événement

Pour susciter l’intérêt des participants et réussir l’organisation de votre colloque ou de votre congrès, une organisation méthodique est nécessaire. De la préparation au jour J, voici 8 conseils à appliquer afin que votre manifestation soit un franc succès.

1. Trouvez un thème fédérateur

Le thème est l’élément central de tout colloque ou congrès. C’est le premier point à travailler, car c’est lui qui va donner du sens aux discussions et fédérer les participants. Tel un fil directeur, il permet de cibler clairement les sujets d’échanges et de préparer un programme intéressant qui stimulera les participants.

Un thème bien défini vous permettra aussi d’éclaircir des points essentiels à l’organisation de votre événement comme :

  • le nombre de participants ;
  • le lieu à choisir ;
  • les intervenants à inviter ;
  • le déroulement et planning des journées ;
  • la durée de l’événement.

2. Choisissez un lieu d’exception

Pour donner de l’envergure à votre colloque ou congrès, investissez dans un lieu qui fera rêver vos invités. En organisant votre colloque au sein d’un château chargé d’histoire ou dans une demeure d’exception, vous offrirez un cadre de travail « tout-en-un » à vos invités ainsi qu’un décor exceptionnel permettant de se ressourcer.

Outre l’aspect qualitatif que cela apportera à votre manifestation, un lieu haut de gamme incitera vos participants à revenir lors d’une future session que vous organiserez. Cela leur donnera également envie de faire un retour d’expérience positif auprès de leur entourage, ce qui boostera naturellement l’aura de votre événement.

3. Optimisez votre budget

Discussion budget

Lorsque l’on organise des événements importants comme des colloques ou des congrès, il est important de maîtriser ses coûts de manière optimale. Cela vous permettra de limiter le nombre de prestataires extérieurs et d’investir sur les pôles les plus judicieux.

Par exemple, en choisissant un château doté d’un domaine aménagé, vous aurez au même endroit : des salles de réception, des logements, des infrastructures de loisirs, du matériel technique, etc. De plus, l’argent économisé vous permettra d’inviter des intervenants reconnus ce qui offrira un rayonnement accru à votre manifestation.

4. Entourez-vous des bonnes personnes

Prenez soin d’être entouré par des personnes en qui vous avez confiance. Pour l’organisation technique, engagez des techniciens confirmés qui utilisent du matériel de qualité (son, lumière, audiovisuel, etc.). Pour l’animation, pensez à solliciter une personne reconnue pour tenir le rôle du maître de cérémonie.

Avec des prestataires compétents et professionnels, vous pourrez déléguer sans craintes et vous concentrer pleinement sur le bon déroulement de votre événement. Enfin, en plus de faciliter la mise en place de votre manifestation, cela garantira une qualité de prestations irréprochable aux yeux des participants.

5. Faites connaître votre événement

Communiquez activement sur votre événement. Lancez votre campagne de communication plusieurs semaines à l’avance afin d’assurer la présence d’un maximum de participants. Pensez aussi à rythmer vos communications en envoyant régulièrement de nouvelles informations : vos participants n’en seront que plus impatients d’être au jour J !

Pour cela, vous pouvez dévoiler petit à petit plus de détails concernant votre manifestation : le contenu de votre programme, les conférenciers qui interviendront, le lieu somptueux au sein duquel se déroulera le colloque, etc.

6. Préparez votre espace de réception

Espace de réception

Avant le jour J, pensez à effectuer un minutieux repérage des lieux. Cela vous permettra de revoir les aspects essentiels au bon déroulement de votre événement. Contrôlez les points techniques et pratiques qui seront utiles à vos prestataires et validez les plannings et horaires de chacun.

Quelques heures avant l’ouverture officielle de votre colloque ou congrès, vérifiez si tous vos collaborateurs sont bien présents. De l’accueil à la mise en place technique, faites une dernière mise au point avec chaque responsable d’équipes et prestataire.

7. Communiquez avec vos équipes

Tout au long des préparatifs, programmez régulièrement des réunions pour faire le point sur les dernières mises à jour. Communiquez de manière claire et précise avec vos prestataires et vos collaborateurs.

Le jour J, rappelez à chaque intervenant quel est son rôle au sein de l’événement et restez en relation permanente avec chacun d’entre eux afin de répondre rapidement aux imprévus ou aux changements de dernière minute.

8. Prenez soin de vos invités

Pendant le colloque, soyez au service de vos invités et de vos participants. Accueillez-les avec le sourire et installez-les de manière prévenante. Demandez à votre maître de cérémonie d’interagir avec eux afin de créer un climat chaleureux qui favorisera les échanges.

Adoptez une attitude alerte et réactive quant aux requêtes de vos invités. Soyez disponible et à l’écoute face aux problèmes que ces derniers pourraient rencontrer. Tous ces éléments contribueront au confort et à la satisfaction de votre public.

En suivant ces 8 secrets, vous arriverez à organiser une manifestation de qualité qui marquera les esprits des participants. Ainsi, votre colloque ou votre congrès sera un véritable succès. Sur le long terme, tout ceci permettra à votre événement de gagner en notoriété et devenir incontournable dans son domaine.

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