Cahier des charges séminaire : un outil indispensable

Budget estimation

Pour garantir le succès de l’événement, l’établissement d’un cahier des charges complet est primordial dans l’organisation d’un séminaire. En effet, étant donné l’importance et la complexité de l’évènement, il est nécessaire de procéder à une préparation détaillée afin d’éviter un loupé pouvant être sujet à des critiques. Le cahier des charges est assez libre dans sa conception, cependant, il devra respecter une trame commune.

Un travail rigoureux néanmoins important

Le cahier des charges est un outil indispensable pour la planification, l’organisation et l’élaboration de tous types de projets, qu’ils soient de nature événementielle ou non. En effet, ce dernier permet à l’organisateur de formaliser la demande en se listant l’ensemble des attentes ainsi que des caractéristiques du projet.

Un séminaire rassemble des dizaines de collaborateurs, voire parfois plus. Par conséquent, son organisation nécessite une réflexion poussée et celui-ci ne peut être organisé du jour au lendemain. C’est en ce sens que son organisation s’apparente à un projet, puisque réalisée sur plusieurs jours, parfois même quelques semaines. C’est pourquoi le cahier des charges est un outil régulièrement utilisé pour l’organisation de séminaire d’entreprise.

En effet, ce dernier spécifie et délimite chacune des étapes du séminaire afin de permettre une préparation adéquate. Par conséquent, une fois correctement établi, le cahier des charges permet d’évaluer chaque caractéristique dans le détail. Qu’il s’agisse du temps à accorder au séminaire, du budget consacré à l’évènement, ou encore du choix du lieu en adéquation avec les activités choisies, le cahier des charges passe l’ensemble de ces points en revue.

Ainsi, le cahier des charges est la garantie d’une prise en considération de l’ensemble des détails du séminaire.

Une liberté de conception malgré une trame commune

Rédaction cahier

Il n’existe pas de modèle type de cahier des charges pour la conception d’un séminaire d’entreprise. Néanmoins, celui-ci devra répondre à plusieurs problématiques :

La raison d’être du séminaire :

Le séminaire peut être organisé pour différentes raisons et objectifs. On peut citer par exemple, le souhait de faire un bilan complet sur l’année écoulée, le séminaire incentive dédié à rebooster les salariés et à leur apporter une nouvelle source de motivation, etc. Le séminaire peut également être organisé dans l’unique but de remercier les équipes du travail fourni sur l’année.

Qui sera concerné ?

Une fois la raison d’être du séminaire définie, il est naturel de se poser la question de qui devra être convié au séminaire. Globalement, les contenus des séminaires sont assez généraux et concernent une grande majorité des salariés. Néanmoins, certains séminaires peuvent être spécifiques, à l’exemple du séminaire commercial. Dans ce contexte, les organisateurs ne devront inclure que les équipes commerciales, les forces de ventes ainsi que les collaborateurs impliqués dans la branche commerciale de l’entreprise. Par ailleurs, les organisateurs devront également se poser la question de l’invitation de partenaires commerciaux, clients externes, etc.

Cahier des charges séminaire

Quel budget allouer à l’évènement ?

La question du budget dépend de plusieurs caractéristiques telles quel le type de séminaire que l’entreprise souhaite organiser (séminaire d’intégration, de direction, team building, etc.) ainsi que sa durée et le lieu souhaité. L’enjeu de cette question est important puisqu’un budget faible limitera fortement la plus-value de l’évènement tandis qu’un budget trop élevé peut être source de difficulté de trésorerie pour l’entreprise.

Quand organiser le séminaire ?

L’organisation d’un séminaire doit se faire à une date clé. En effet, l’idée est de rassembler le maximum de personnes à l’évènement. C’est pourquoi choisir une date lors de vacances scolaire n’a aucun sens. De plus, certains séminaires tels que les séminaires de direction, commerciaux, etc. devront être réalisés à des périodes spécifiques afin de permettre aux organisateurs de pouvoir délivrer des informations sur le bilan de l’entreprise, ainsi que de fournir les nouvelles orientations stratégiques décidées.

Où se déroulera le séminaire ?

Le choix du lieu impactera fortement la contribution du séminaire à l’objectif souhaité par les organisateurs. L’entreprise devra ici respecter la condition de sortir du cadre du travail habituel en optant pour un lieu externe. Selon le budget, il pourrait s’agir d’un hôtel, d’un cadre atypique tel qu’un manoir ou une belle demeure ou encore une location de salle avec traiteur.

Par ailleurs, le choix du lieu devra s’accompagner de la question du transport. Plus celui-ci sera éloigné du lieu de travail habituel, et plus la logistique associée à l’évènement devra être assurée par l’entreprise. Il faudra donc faire attention au choix du lieu puisque l’opération de transport peut fortement réduire le budget dédié à l’évènement même.

Reflexion organisation

Quelles activités inclure dans le programme ?

Les activités du séminaire dépendent de l’objectif souhaité à l’initial. Lors d’un séminaire incentive, l’objectif sera alors de dédier l’évènement à la motivation du groupe à travers des activités de team building permettant de fédérer les équipes. Toutefois, il est important de ne pas réaliser un programme détaillé heure par heure lors de l’élaboration du cahier des charges. En effet, tout ne peut être prévisible, et certaines activités peuvent prendre plus de temps que prévu.

Bien entendu, la liste n’est pas exhaustive puisque d’autres points clés tels que la restauration et l’hébergement devront être abordés lors de l’établissement du cahier des charges.

Le cahier des charges, une contribution positive

En conclusion, un cahier des charges correctement élaboré permet donc à l’entreprise de mieux définir l’orientation du séminaire, de maîtriser son budget et de répondre à l’objectif initialement identifié à travers un plan d’activité détaillé.

En synthétisant l’ensemble des informations clés du séminaire, l’entreprise s’assure de la bonne compréhension des attentes de chacune des différentes caractéristiques. Ce document représente donc plus qu’un support puisqu’il sert de base de travail commune à l’ensemble du personnel impliqué dans l’organisation du séminaire. Malgré un travail de recherche et de réflexion parfois fastidieux, notamment dans les cas où les entreprises sont confrontées à un budget serré, le cahier des charges est un outil indispensable afin de s’assurer la réussite du séminaire auprès des invités. Par ailleurs, l’entreprise pourra de ce fait, tirer profit d’un séminaire pleinement abouti en contribuant à fournir une source de motivation supplémentaire pour les salariés et à favoriser leur productivité dans le moyen terme.

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