Séminaire : comment choisir sa salle de formation ?

Salle de formation
Vous ne savez pas comment choisir la salle de formation qui accueillera vos collaborateurs lors de votre prochain séminaire ? Indissociable des lieux de séminaire, la salle de formation est le véritable épicentre des événements d’entreprise. En effet, cette dernière accueille non seulement vos conversations les plus confidentielles, mais également les projets les plus ambitieux de votre société. Que vous cherchiez à booster le leadership de vos cadres dirigeants ou à mettre en place des ateliers de team building pour vos employés, voici une liste de questions qui vous aideront à choisir la salle de formation la plus adaptée à votre séminaire.

La salle de formation est-elle facilement accessible ?

Pour que votre formation soit réussie, pensez à choisir une salle aisément accessible à l’ensemble de vos collaborateurs. En effet, que vous souhaitiez organiser votre séminaire à proximité de votre entreprise ou faire découvrir une nouvelle région à vos salariés, un long trajet en voiture ou une impossibilité de se garer n’enthousiasmeront pas vos participants. En choisissant un espace de travail facile d’accès, vous permettrez à vos apprenants de débuter et de finir leur formation dans les meilleures conditions possibles.

Pour faire le point sur l’accessibilité de votre salle, voici plusieurs critères à étudier :

  • La salle de formation dispose-t-elle d’un parking gratuit ?
  • Se situe-t-elle loin du domicile des employés ?
  • Les horaires peuvent-ils être aménagés pour favoriser le confort des collaborateurs ?
  • Un service d’autocar peut-il être mis en place pour le voyage des salariés ?
  • Est-ce que les employés devront se rendre par eux-mêmes sur le lieu de formation ?
  • La salle est-elle desservie par un service de transport en commun (bus, métro, tramway, etc.) ?

La capacité d’accueil de l’espace de réunion est-elle suffisante ?

Ergonomie salle de formation

Vérifiez que la salle de formation soit parfaitement adaptée au nombre de participants prévu. En effet, pour se sentir pleinement à l’aise, votre salle devra être suffisamment spacieuse pour permettre à chaque collaborateur d’avoir un minimum d’espace vital et de se mouvoir confortablement.

En fonction de votre programme et de la disposition souhaitée, contrôlez que votre salle soit modulable et qu’elle puisse, encore une fois, accueillir l’ensemble de vos participants. Effectivement, il faut savoir qu’une disposition des tables en « U » prendra plus de place qu’une disposition dite « en réunion ».

Faites également attention à ne pas surdimensionner vos besoins ! En effet, une salle de réunion trop grande sera tout aussi inconfortable et aura même tendance à créer une ambiance impersonnelle et vide. La taille idéale assurera une parfaite communication entre vos participants ainsi qu’une atmosphère plaisante.

L’environnement autour de la salle de réunion est-il agréable ?

Formation

La salle de formation se doit d’être un lieu propice aux échanges et à la convivialité. Par conséquent, un espace froid et austère rendra vos collaborateurs mal à l’aise et ne leur donnera pas envie de s’investir dans la réunion. Il est donc important de choisir une salle chaleureuse et accueillante afin de motiver vos employés et de les inciter à travailler consciencieusement. Pour cela, veillez à choisir un espace de travail bénéficiant d’une décoration attrayante et d’une belle lumière naturelle. Pensez aussi à l’environnement global de votre lieu : un endroit agréable et/ou atypique renforcera la qualité de votre formation et créera une ambiance studieuse.

Où trouver un espace de travail favorable à la concentration ?

  • Dans des châteaux ;
  • Dans des abbayes ;
  • Dans des hôtels haut de gamme ;
  • Dans des domaines viticoles ;
  • Dans des demeures historiques.

Les conditions de travail sont-elles optimales ?

Faites le point sur la qualité des prestations offertes autour et dans l’espace de formation. En effet, de bonnes conditions de travail permettront à vos collaborateurs de mieux intégrer l’ensemble des nouveaux apprentissages. Par exemple, en cas de canicule, la climatisation sera essentielle pour que vos apprenants puissent travailler sereinement. Pour un séminaire en plein hiver, veillez à ce que votre lieu de formation bénéficie d’une température intérieure favorable : effectivement, quoi de plus désagréable que de travailler en étant frigorifié ?

Vous pouvez aussi examiner la qualité du mobilier et observer la décoration présente sur le lieu de formation. Par exemple, des chaises confortables permettront à vos collaborateurs d’être attentifs plus longtemps et de ne pas avoir mal au dos. De plus, une décoration élégante et harmonieuse avec de belles couleurs pourra favoriser la concentration et les performances de vos convives.

Du matériel technique est-il mis à disposition ?

Lors de la sélection de votre lieu de séminaire, renseignez-vous sur les différents équipements techniques qui seront disponibles dans la salle de formation. Indispensables pour animer correctement votre événement, ces outils devront être à la hauteur de vos exigences et remplir leurs fonctions comme il se doit (ordinateurs mis à jour, connectiques USB ou USB-C adaptées, etc.). Ces éléments mis à disposition vous éviteront également de devoir gérer de nouvelles dépenses ou de la logistique supplémentaire.

Voici des équipements qui pourront vous être utiles durant votre formation :

  • Un accès WIFI
  • Une connexion Internet haut débit
  • Des ordinateurs portables
  • Un vidéoprojecteur
  • Un paperboard
  • Des micros
  • Un écran plasma
  • Des blocs papier et stylos
  • Une machine à café
  • Un distributeur d’eau

Equipement salle

Des espaces de restauration ou de détente sont-ils disponibles ?

Fortement appréciées durant les formations, les pauses pour se restaurer sont l’occasion de décompresser et de se relaxer. Pensez donc à vérifier les différentes options qui seront possibles durant votre journée de travail. Par exemple, votre lieu de formation dispose-t-il d’un ou plusieurs restaurants sur place ? Si non, des brasseries ou des bistros sont-ils facilement accessibles aux alentours ? Ou un service traiteur sur place est-il envisageable pour le déjeuner ?

Pour que vos collaborateurs puissent se détendre, faites aussi le point sur les espaces accessibles à proximité de votre espace de travail. Un parc arboré, un jardin ou une salle de loisirs seront un vrai plus durant toute la durée de votre séminaire. En effet, ces espaces intérieurs et extérieurs donneront la possibilité à chacun de profiter d’un bon bol d’air frais ou de s’aérer l’esprit autour d’un jeu collectif (billard, baby-foot, etc.) avant de poursuivre la suite de la formation !

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour choisir une salle de formation parfaitement adaptée aux besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. En cas de doutes, pensez à organiser vos séminaires au sein de lieux reconnus pour leurs qualités événementielles, comme des châteaux ou des domaines viticoles. En effet, ces espaces sont tenus par des professionnels qui sont habitués à mettre en place de nombreux événements et qui maîtrisent à la perfection les codes des réunions d’entreprise. Ainsi, ils vous guideront, pas à pas, afin que la formation de votre séminaire soit un succès.

Autres guides séminaires en relation :