Comment réussir son séminaire de A à Z : suivez le guide

événement d'entreprise

Vous êtes chef d’entreprise, assistant de direction ou encore responsable RH et vous êtes en charge de l’organisation d’un séminaire ? Pour réussir votre événement, il est essentiel de vous poser les bonnes questions et de prévoir chaque étape clé en amont.

Pas de panique… dans ce guide de séminaire, vous trouverez les réponses aux problématiques les plus fréquentes que ce soient pour la définition des objectifs, la logistique, le choix du type de séminaire, de l’animation, du lieu et des prestataires. Faisons le point sur les différentes étapes à suivre.

Pourquoi organiser un séminaire ?

Formation, motivation des troupes, amélioration de l’esprit d’équipe et de la cohésion de groupe, partage des valeurs et des objectifs ? Il y a toujours une bonne raison pour organiser un séminaire. Partie intégrante de la stratégie d’entreprise, le séminaire est un outil de management qui participe considérablement à l’amélioration des performances et de la qualité de vie au travail.

En effet, un séminaire est une excellente manière de favoriser une dynamique de groupe positive autour d’objectifs communs. Un bon moyen de susciter l’enthousiasme de vos collaborateurs et d’augmenter leur implication au sein de votre société.

La première raison est qu’un tel événement effectué hors des murs de l’entreprise offre un cadre idéal pour créer ou renforcer les liens entre les équipes. C’est une façon originale de découvrir ses collègues sous un autre jour, dans une ambiance détendue et de partager une expérience unique. L’émulation ainsi créée contribue fortement au succès de votre organisation.

Séminaire d'entreprise

Voici quelques motifs courants qui justifient l’organisation d’un séminaire :

  • Renforcer l’esprit d’équipe et motiver vos salariés
  • Informer vos salariés sur la stratégie et les objectifs
  • Fédérer vos équipes autour d’objectifs communs
  • Communiquer sur les valeurs de la société pour créer l’adhésion
  • Cultiver le sentiment d’appartenance à un groupe
  • Impliquer vos collaborateurs dans la vie de votre société
  • Résoudre des problèmes de communication et d’organisation
  • Améliorer la compétitivité de votre entreprise
  • Mettre à jour ou développer les compétences de vos salariés
  • Favoriser le bien-être au travail et diminuer le stress
  • Développer votre image de marque
  • Renforcer les liens avec vos clients et partenaires
  • Intégrer les nouvelles recrues auprès des équipes
  • Partager, rassurer et remotiver vos salariés face à une situation de crise
  • Remercier et récompenser vos équipes
  •  …

L’identification des besoins de l’entreprise et de vos collaborateurs est le point de départ de tout événement d’entreprise réussi. Découvrez les différents objectifs d’un séminaire.

Quel type de séminaire choisir ?

Une fois les besoins de votre événement identifiés, vous allez pouvoir déterminer le type de séminaire idéal pour remplir vos objectifs. Il faut avoir à l’esprit que chaque événement a ses particularités et ne s’appréhende pas de la même manière.

Ainsi, un séminaire incentive visant à remercier et motiver vos équipes ne s’improvise pas de la même façon qu’un séminaire de formation ayant pour objectif l’acquisition de nouvelles compétences.

Un séminaire de direction orienté sur la prise de décisions stratégiques n’a pas les mêmes enjeux qu’un séminaire teambuilding, dont l’objectif est d’améliorer la collaboration et la dynamique de groupe.

Enfin, un séminaire bien-être centré exclusivement sur l’épanouissement des employés ne demande pas les mêmes contraintes qu’un séminaire commercial dont le but est d’optimiser les techniques de vente.

Lors d’un séminaire de management, on axera particulièrement sur le développement du leadership des responsables, ainsi que la résolution des problèmes de communication des équipes.

Par ailleurs, un séminaire d’intégration aura pour objectif d’accueillir de nouveaux membres en leur présentant les valeurs et le fonctionnement de l’entreprise tout en favorisant le lien.

meeting entreprise

Lorsque l’événement dure deux ou trois jours, vous allez peut-être choisir l’option du séminaire résidentiel. Dans ce cas, il vous faudra prévoir un lieu permettant l’hébergement et la restauration de vos collaborateurs, dans un cadre agréable.

Au contraire, parfois une simple journée d’étude suffit à remotiver les salariés et nécessite un endroit à proximité de votre entreprise.

Par conséquent, le budget, le lieu, le programme et les activités à prévoir seront totalement différents selon le type de séminaire envisagé.

Découvrez les particularités et les subtilités de chaque type de séminaire pour organiser votre événement en fonction de ses spécificités.

Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Estimer le budget

La première variable à connaître pour organiser un séminaire est le budget alloué à l’événement. Ce dernier se détermine en fonction du type de séminaire, du nombre de participants, de la durée, des activités, du lieu, de la période et de la logistique.

Définir les participants

En fonction du type de séminaire et des objectifs définis, le public visé sera différent. Il est donc important de bien cibler les participants et les intervenants de votre événement pour déterminer le nombre d’invités. Il peut s’agir de la totalité des salariés ou d’un département en particulier, en fonction des besoins et des priorités.

Choisir une date

Choisir une date pour son événement n’est pas toujours simple. Le meilleur moment pour organiser un séminaire dépend de nombreux facteurs tels que la période de l’année, le planning des équipes et la situation actuelle de l’entreprise. Le jour de la semaine à son importance ainsi que la disponibilité (physique et mentale) de vos collaborateurs.

Prévoir les activités

Lors de l’organisation de votre séminaire, vous allez devoir choisir un fil rouge pour garantir la cohérence de votre événement. Le choix de la thématique, du programme et des activités est également essentiel au bon déroulement de votre séminaire. Vous pouvez aussi vous inspirer des tendances de l’année pour offrir à vos collaborateurs un événement dans l’air du temps à l’image de votre société.

Estimation du budget

Planifier le transport

Enfin, la question du lieu, de l’accessibilité et du transport est un point sur lequel il ne faut pas lésiner si vous ne voulez pas que votre événement tourne au fiasco. Distance, temps de trajet, moyens de transport ? Prenez donc le temps nécessaire pour fixer les priorités et étudier les différentes possibilités qui s’offrent à vous.

La restauration et l’hébergement

Si votre séminaire commence tôt ou si il dure plus d’une journée, n’oubliez pas de prévoir des pauses déjeuner. Enfin, si vous optez pour un séminaire résidentiel, il faudra réfléchir à des solutions d’hébergement sur le lieu de séminaire ou à proximité.

Le cahier des charges

Afin de ne rien oublier, nous vous suggérons de réaliser un cahier des charges qui réunira l’ensemble des informations dont vous avez besoin pour mener à bien votre mission telles que les contraintes de budget, de durée, de lieu, etc… Cet outil vous servira de base pour établir votre rétro-planning.

Le rôle de l’assistant de direction

Organiser le séminaire, contacter les prestataires, se rendre sur place, accueillir les participants et veiller au bon déroulement du séminaire, le rôle de l’assistant de direction est crucial. Qu’il s’agisse d’un assistant interne ou indépendant, n’hésitez pas à vous faire accompagner.

Vous l’aurez compris, la préparation d’un séminaire nécessite une organisation pointue. N’oubliez pas, la meilleure arme pour que votre événement soit un succès est l’anticipation.

Rendez-vous, sans plus attendre sur notre rubrique « Comment organiser un séminaire »

Comment animer un séminaire ?

Animation séminaire

Après avoir défini le type de séminaire qui correspond le plus à vos besoins, vous vous interrogez sur le programme et les activités que vous allez mettre en place. Sachez que les activités ludiques sont aussi importantes que les temps de travail.

Par ailleurs, les animations sont essentielles pour réussir votre séminaire car elles vont fortement contribuer à la cohésion d’équipe tout en dynamisant votre événement. En plus de rendre votre séminaire mémorable, elles vont générer une synergie de groupe ainsi qu’un sentiment d’adhésion à votre société. L’idée est de donner envie d’avancer ensemble sur le même bateau, mais sans ramer 😉

Votre séminaire d’intégration vient de démarrer et l’ambiance est un peu réservée ? Brisez la glace avec une animation d’ice breaker.

Parmi les animations de team building qui visent à fédérer les équipes, vous avez le choix entre les jeux d’énigmes et les activités sportives ou insolites.

Les animations culturelles sont également une bonne option pour susciter l’intérêt et l’émerveillement de vos collaborateurs.

La venue d’un invité spécial est toujours une bonne surprise pour vos employés. Vous pouvez solliciter un entrepreneur à succès pour partager ses meilleurs leviers de réussite professionnelle, un sportif de haut niveau ou encore un comédien pour parler du dépassement de soi.

Enfin, n’oubliez pas d’agrémenter votre séminaire de pauses gourmandes et ressourçantes, qui réjouiront les participants.

Team building, tournois sportifs, activités culturelles ou insolites, offrez à vos salariés les animations de séminaire qu’ils méritent.

Quels sont les meilleurs lieux pour séminaire ?

Lieu événement

Après avoir rédigé votre cahier des charges, défini la thématique de votre séminaire ainsi que le type d’activités à prévoir, il est temps de rechercher le lieu idéal pour votre événement.

Si un hôtel ou un centre de conférence peuvent s’avérer pratiques, les châteaux et autres demeures atypiques offrent un cadre bien plus séduisant aux yeux de vos collaborateurs. Par ailleurs, votre lieu de séminaire doit être réservé bien à l’avance, surtout lors des périodes de forte affluence.

Plusieurs critères sont à prendre en compte afin de trouver le cadre qui correspondra le plus à vos attentes, et enchantera vos collaborateurs.

Le type de séminaire

Le lieu de votre séminaire dépend du programme et des activités à réaliser. Aussi, l’endroit doit être à l’image de l’entreprise et donner le ton de l’événement. Pour un séminaire incentive ou team building n’hésitez pas à mettre l’accent sur le charme de l’endroit et les activités proposées. Un séminaire de formation nécessite des équipements parfaitement opérationnels et un cadre propice à la concentration.

La capacité d’accueil

En fonction du nombre de participants, choisissez un lieu permettant d’accueillir confortablement vos collaborateurs. Les espaces doivent être ni trop petits, ni trop grands. Veillez à ne pas manquer de chaises ou de tables.

Un espace de travail adapté

Le lieu doit évidemment posséder une salle de réunion, de conférence ou de formation tout équipée pour vous permettre d’assurer votre programme :

  • vidéoprojecteur
  • écran
  • paperboard
  • micro
  • accès internet haut débit
  • etc..

Privilégiez le confort (lumière naturelle, isolation, assise confortable, climatisation…) et veillez à la confidentialité si votre séminaire traite des informations sensibles. La disposition des salles (U, carré, classe, théâtre…) doit être cohérente avec ce que vous proposez. Pensez aux espaces modulables qui répondent à tous vos besoins.

Les espaces détente et restauration

Les animations de séminaire nécessitent parfois un espace aménagé pour permettre la réalisation des activités de groupe comme un cours de yoga ou un atelier team-building. Réservez un grand espace de réception avec sonorisation et tables de banquets pour un cocktail dînatoire. Si le séminaire organise des activités d’extérieures, un grand parc verdoyant est idéal. Enfin, n’oubliez pas de prévoir un espace permettant de se restaurer et de faire quelques pauses gourmandes, sur une terrasse par exemple.

Espace détente

Les services proposés

Certains lieux de séminaire proposent des services de restauration ou d’aménagement des salles, bien pratiques lorsque l’on organise un événement.

L’accessibilité

Existe-t-il une gare à proximité de votre lieu de séminaire ? Un parking ? Des solutions de transport en commun ? Sauf occasion spéciale, le trajet doit être direct et court, de préférence. Vous pouvez également organiser des solutions de covoiturage ou louer un autocar. Dans tous les cas, veillez à ne pas perdre trop de temps lors des trajets.

Le budget

En fonction de la situation de l’entreprise et des enjeux, le budget alloué peut être très variable. Vérifiez que votre lieu de séminaire est cohérent avec votre cahier des charges. Si vous ne dispensez pas d’un gros budget, il est préférable de choisir un endroit moins haut de gamme ou de s’éloigner un peu des grandes villes, tout en conservant des prestations de qualité.

Un cadre dépaysant, en pleine nature, dans un lieu authentique est gage de qualité à condition que l’endroit rêvé soit facilement accessible et que les salles de réunions soient suffisamment bien équipées et confortables. Il faut bien garder à l’esprit que les temps de travail ou de formation doivent être productifs. Hors de question de se retrouver dans une salle avec un néon qui clignote ou encore une climatisation mal réglée qui pourrait déconcentrer les participants. De même, pensez à regarder les services proposés ainsi que les activités aux alentours, cela vous évitera bien des désagréments.

Enfin, le charme et l’intérêt de l’endroit sont aussi à prendre en compte. Un séminaire en bord de mer dans une demeure de prestige séduira plus vos collaborateurs qu’un séminaire dans un hôtel entièrement neutre en plein centre-ville.

Voici des conseils avisés pour trouver les meilleurs lieux de séminaire.

Quels prestataires de séminaire choisir ?

Restauration, logistique, animation, coach sportif…., tout événement nécessite une certaine expertise pour garantir son bon déroulement et capter l’attention de vos équipes.

De nombreux lieux de séminaire proposent leurs services pour confectionner un événement sur-mesure et satisfaire pleinement vos besoins.

Par ailleurs, n’hésitez pas à faire appel à un animateur, ou à un conférencier afin de dynamiser votre événement et apporter une véritable valeur ajoutée. Pourquoi ne pas inviter une personne charismatique et connue qui possède une réelle expérience dans un domaine précis afin de booster vos collaborateurs ?

Dans le contexte d’un séminaire résidentiel, l’hébergement et le confort demandent une attention particulière pour garantir le bien-être de vos équipes. Aussi, prenez le soin de choisir un endroit agréable et inspirant pour le bonheur de vos salariés. De nombreux lieux proposent des formules de groupes intéressantes spécialement conçues pour les entreprises.

Enfin, on connaît l’importance de la restauration pour les Français. Impossible de bien travailler si l’appétit n’est pas satisfait ! Aussi, la gastronomie est gage de qualité. Vous pouvez faire appel au traiteur de votre choix ou choisir une solution sur place. Certains lieux de séminaire disposent de restaurants en interne ou d’un réseau de traiteurs adaptés à vos envies à des prix abordables. N’hésitez pas à vous rapprocher d’eux.

Découvrez les prestataires indispensables pour vos séminaires.

Conférence

Les événements d’entreprise

Si les séminaires sont largement intégrés dans la stratégie moderne des organisations, d’autres événements méritent votre attention. Parmi ceux qui visent à créer du lien et à favoriser la communication interne on peut citer les afterworks, les repas d’équipe, les cocktails ou encore les petits déjeuners d’entreprise.

Les afterworks permettent de relâcher la pression après une journée de travail, dans un cadre sympathique. Ils constituent un excellent moyen de créer une ambiance conviviale au sein des équipes et de parler « boulot » (ou pas) tout en cassant les barrières hiérarchiques.

Les petits déjeuners d’entreprise sont une belle manière de commencer la journée dans la bonne humeur tout en favorisant la communication entre les différents départements de l’entreprise. C’est aussi une façon agréable d’accueillir vos prestataires ou clients.

Les cocktails d’entreprise contribuent également à améliorer l’esprit d’équipe en offrant une occasion de se retrouver avec les collègues dans un contexte différent du travail.

D’autres événements tels que les conférences, le colloque participent à améliorer la compétitivité des entreprises en développant les connaissances des employés et en apportant des solutions concrètes.

Le workshop est un atelier participatif très tendance au sein des organisations qui permet de trouver rapidement des solutions efficaces vis-à-vis d’un problème ou des axes de développement.

Enfin, si vous commercialisez un nouveau produit, il peut être utile d’organiser un événement de lancement de produit dans votre stratégie marketing pour accélérer sa mise sur le marché.

Découvrez notre top 9 des événements d’entreprise.

Aujourd’hui, le bien-être de vos collaborateurs, leur motivation et l’intelligence collective sont des critères indispensables pour la santé de votre organisation. Plus que le savoir-faire, le savoir être et le « construire ensemble » sont les véritables enjeux des organisations.

En effet, la pérennité d’une entreprise tient plus à la volonté d’avancer dans la même direction pour satisfaire l’intérêt commun qu’à l’investissement individuel ou à la satisfaction de l’ego personnel. Vous le savez déjà, tout seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin.

Si l’organisation d’un séminaire nécessite un investissement financier et temporel important, cet outil de management très prisé par les organisations se révèle particulièrement efficace pour répondre aux différents besoins de l’entreprise et garantir son développement. Avec notre guide, vous avez tous les outils pour réussir votre séminaire étape par étape. N’hésitez pas également à rejoindre notre communauté pour poser vos questions.