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Un Jour au Château
Claudette

Check list séminaire

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Bonjour,
C'est Claudette. Encore moi avec mes demandes. Quelqu'un a t il SVP une Chek liste exhaustive pour la préparation d'un séminaire ?
Merci

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Bonjour, oui. En voici une avec mes propres commentaires :

1 invitations : rédaction, choix modèle virtuel ou papier (clients importants...)

2 programme séminaire : élaboration d'une proposition, analyse feed-back, validation et mise à disposition du planning final de l'événement sur site ou par mail généralisé

3 transport : indiquer lieu de rassemblement si transport commun ou plan et code d'accès si le déplacement est pris en charge par les invités. Indiquer si il y a possibilité de parking

4 indication de l'espace accueil et d'enregistrement des participants ainsi que l'horaire d'ouverture.

5 prévoir badge et documentation à distribuer.

6 vérifier avant l'arrivée des invités (la veille ou tôt le matin) la qualité des équipements, la disposition de la salle et sa décoration si elle est prévue : vidéo projecteur, paperboard, stylos et papier, post-it, étiquettes, téléviseurs, microphone, caméra, accessoires, matériel pour l'animation, connexion internet

7 repasser en revue avec le gérant du lieu séminaire le volet restauration : pause café (viennoiserie, café, thé, jus) et déjeuner (menu commandé)

8 Si c'est un séminaire résidentiel, contrôler les réservations de chambres

9 faire un compte rendu du séminaire en incluant photos ou vidéos des meilleurs moments. À distribuer sur clés USB ou sur le site et les comptes sociaux de l'entreprise.

Voilà, c'est ce qui m'est venu à l'esprit actuellement, il y a sûrement d'autres points à vérifier que j'ai omis.

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Merci Aude pour cette check list , c'est clair et détaillé 👍 ca va bien nous aider. je te souhaite un bon après-midi !

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Effectivement, les personnes chargées du bon déroulement du séminaire ont beaucoup à faire pendant la journée de la tenue du séminaire. C'est journée de stress, on a beau tout prévoir, un oubli ou une défaillance quelconque peut troubler le planning prévu. Il fait être méthodique à mon avis, chaque étape doit être listée avec sa propre logistique, il s'agit alors de comparer le disponible avec le prévu. Des solutions B sont potentiellement mises en œuvre pour des situations critiques. Dans ce cas, vaut mieux faire confiance aux gérants des lieux de séminaires, ils sont pleins de ressources et d'idées alternatives ou de dépannage. Une conclusion est certaine : en matière de séminaire, vaut mieux être invité qu'organisateur ou chargé du bon déroulé de l'événement.

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