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Un Jour au Château
Alice39

séminaire : Qui s'occupe de la logistique ?

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Posted (edited)

Bonjour,

Je travaille dans une grande entreprise de plus de 500 personnes. Je fais partie du service de marketing. La direction a pris l'habitude de nous confier le pilotage de tous les séminaires et les événements de notre société, même celles qui n'ont rien a voir avec la clientèle. Pour bien planifier les séminaires, nous avons l'habitude de collaborer avec la direction des ressources humaines car elle gère le calendrier de tous les évènements et le service logistique et transport qui centralise toutes les opérations logistiques de la boîte. Cet organisation est un peu lourde à gérer, mais elle nous permet d'être plus efficace et plus économes surtout surtout pour les séminaires a gros budget (séminaire résidentiel, séminaire annuelle, séminaire commerciale ...).

Ma question est la suivante : selon vos propres expériences, est-ce qu'il est préférable que le comité d'organisation s'occupe lui même de l'aspect logistique d'un séminaire ou bien il faut confier certaines tâches, comme la sélection de prestataires externes - transport, restauration, jeu et animation - au service achat ou logistique.

Edited by Alice39

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Bonjour Alice, bonjour tout le monde. Je travaille dans une petite entreprise. Nous n'avons pas de service logistique indépendant. Mon témoignage ne répondra pas exactement à ta demande car ce n'est pas la même structure, mais je peux te confirmer que le comité d'organisation de nos événements, c'est a dire moi-même et un collègue du commercial, n'avons jamais eu de difficultés ou de mauvaises surprises au niveau de la logistique de nos événements d'entreprise. Les prestataires externes sont nombreux, nous contactons 3 ou 4 fournisseurs et faisons le choix. Pour l'équipement de la salle de réunion, nous établissons une liste de nos besoins et c'est le propriétaire du lieu du séminaire qui s'en occupe. C'est compris dans le devis. Généralement, il s'agit de tableau blanc, matériel de projection, sonorisation. Nous nous occupons nous mêmes de toute la papeterie selon les besoins (bloc notes, stylos, stick ...). Pour la restauration et le traîteur, nous avons toujours choisi parmi les menus proposés par notre hôte, ça nous permet de discuter un prix global pour la tenue du séminaire et réduire le budget. C'est peut être la solution de la facilité, mais nous étions toujours satisfaits de la logistique et de la restauration des lieux de nos événements.

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Bonjour,

Je pense que les 2 options sont valables. Cela dépend du nombre des invités, de la distance entre le lieu du séminaire et le siège de l'entreprise, du matériel nécessaire pour le bon déroulement du séminaire et aussi de l'organisation de l'entreprise. Il est vrai que l'expérience d'un service achat ou logistique peut être bénéfique pour le choix des meilleurs prestataires externes. Mais il ne faut pas que cela devienne une source de retard ou de conflit. Un comité d'organisation du séminaire comprenant un collègue du service logistique pour avis peut être une bonne solution.

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Merci pour vos avis. Vous avez raison tous les deux. Mon avis personnel est que le service achat ou logistique ne doive pas intervenir dans l'organisation d'un séminaire même s'il est de grande taille. Ce sont de purs techniciens, ils ne tiennent pas compte de l'objectif du séminaire, de sa nature...ils accordent plus d'importance au budget de l'événement qu'à son rendu. L'organisateur d'un séminaire a une vision globale et orientée vers la motivation. Et après tout, ce sont les mêmes équipements que l'on commande : matériel audio visuel, disposition de la salle, connection wifi haut débit, whiteboard.

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